Từ vị trí và giá thuê đến bài toán tổng chi phí

Trước đây, khi tìm văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào ba tiêu chí chính: vị trí thuận tiện, diện tích đáp ứng số lượng nhân sự và giá thuê nằm trong ngân sách. Đây vẫn là những yếu tố quan trọng, nhưng không còn đủ để quyết định lựa chọn cuối cùng.

Thực tế, giá thuê niêm yết chỉ là một phần trong tổng ngân sách mà doanh nghiệp phải chi trả. Các khoản phí dịch vụ, điện điều hòa, gửi xe, chi phí hoàn thiện nội thất, vận hành và những chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng đều ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính.

Vì vậy, khách thuê ngày càng có xu hướng tính toán tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ so sánh đơn giá thuê trên mỗi mét vuông. Một văn phòng có giá thuê cao hơn nhưng được trang bị sẵn hạ tầng, có chính sách dịch vụ minh bạch và tiết kiệm chi phí vận hành đôi khi lại là phương án kinh tế hơn.

Thay vì vị trí và giá thuê niêm yết, khách thuê văn phòng quan tâm tới nhiều tiêu chí hơn

Diện tích thuê không còn đồng nghĩa với quy mô doanh nghiệp

Một thay đổi đáng chú ý khác là cách doanh nghiệp xác định diện tích văn phòng. Nếu trước đây nhiều đơn vị có xu hướng thuê dư diện tích để dự phòng tăng trưởng, hiện nay việc tối ưu không gian sử dụng đang được chú trọng hơn.

Mô hình làm việc linh hoạt, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, cùng sự thay đổi trong cách tổ chức nhân sự khiến nhu cầu mặt bằng của nhiều doanh nghiệp không còn cố định. Thay vì thuê diện tích lớn trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể lựa chọn mặt bằng vừa đủ, bố trí không gian mở kết hợp phòng họp và khu vực làm việc riêng.

Bên cạnh văn phòng truyền thống, các mô hình văn phòng trọn gói và văn phòng linh hoạt cũng được quan tâm nhờ khả năng rút ngắn thời gian setup, giảm chi phí đầu tư ban đầu và hạn chế các công việc quản lý hành chính.

"Điều quan trọng không phải là thuê được văn phòng lớn đến đâu, mà là diện tích đó được khai thác hiệu quả như thế nào. Một mặt bằng được bố trí hợp lý, đáp ứng nhu cầu làm việc và có khả năng điều chỉnh khi doanh nghiệp phát triển sẽ mang lại giá trị tốt hơn so với việc thuê diện tích lớn nhưng sử dụng không hết." - Ông Nguyễn Bá Trình (Giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ Mặt Trời - Sun Office) chia sẻ.

Không gian làm việc trở thành một phần trong chiến lược tuyển dụng nhân sự và định hình thương hiệu

Bên cạnh yếu tố tài chính, chất lượng môi trường làm việc đang ngày càng ảnh hưởng đến quyết định thuê văn phòng. Doanh nghiệp không chỉ cần một địa điểm để nhân viên làm việc mà còn kỳ vọng không gian đó góp phần xây dựng văn hóa nội bộ, nâng cao trải nghiệm nhân sự và thể hiện hình ảnh thương hiệu.

Các yếu tố như ánh sáng tự nhiên, chất lượng không khí, tiện ích chung, khu vực tiếp khách, phòng họp và môi trường xung quanh được đưa vào quá trình đánh giá. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc thường xuyên làm việc với đối tác, tiêu chuẩn tòa nhà và tính chuyên nghiệp của không gian tiếp đón cũng có ý nghĩa đáng kể.

"Văn phòng ngày nay không chỉ là nơi bố trí chỗ ngồi cho nhân viên. Đây còn là không gian thể hiện hình ảnh doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và góp phần tạo nên trải nghiệm làm việc của đội ngũ nhân sự. Vì vậy, nhiều khách thuê sẵn sàng cân nhắc những lựa chọn có chất lượng tốt hơn nếu giá trị nhận được tương xứng với chi phí."

Không gian làm việc trở thành nhân tố quan trọng trong chiến lược thu hút nhân tài và định hình thương hiệu doanh nghiệp

Quyết định thuê văn phòng ngày càng cần sự tư vấn chuyên sâu

Khi tiêu chí lựa chọn ngày càng đa dạng, quá trình tìm kiếm văn phòng cũng trở nên phức tạp hơn. Vai trò của đơn vị tư vấn cũng vì thế mà càng quan trọng hơn.

Theo Sun Office, xu hướng này khiến vai trò của đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu mặt bằng. Giá trị tư vấn nằm ở khả năng phân tích nhu cầu, sàng lọc lựa chọn, so sánh tổng chi phí và hỗ trợ doanh nghiệp đàm phán những điều kiện thuê phù hợp.

Ông Nguyễn Bá Trình nhận định: "Đơn vị tư vấn cần hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, giúp khách hàng nhìn thấy cả những chi phí và điều kiện sử dụng phía sau mức giá chào thuê, từ đó lựa chọn được phương án phù hợp chứ không đơn thuần là phương án có giá thấp nhất."

Có thể thấy, tư duy tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp đang chuyển từ việc lựa chọn một mặt bằng đáp ứng nhu cầu trước mắt sang đầu tư cho một không gian làm việc có hiệu quả lâu dài.

Để được tư vấn mọi thông tin, xin vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Mặt Trời

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Hotline: 0968 382 682
• Địa chỉ: CIC Tower, số 2 Nguyễn Thị Duệ, Phường Yên Hòa, Hà Nội

Cộng tác viên