Trong công việc, câu hỏi “Em có thể nhận thêm việc này không?” đôi khi khiến nhân viên rơi vào thế khó. Biết lịch trình đã kín, deadline liên tiếp đến gần nhưng nếu từ chối, nhiều người lại sợ bị đánh giá là thiếu nhiệt tình, ngại khó hoặc không có tinh thần trách nhiệm.
Vì thế, không ít người chọn cách nhận lời trước rồi tự xoay xở sau. Họ làm thêm giờ, cố hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng lúc và ngại lên tiếng ngay cả khi khối lượng công việc đã vượt quá khả năng.
Tuy nhiên, đồng ý với mọi yêu cầu không đồng nghĩa với việc bạn là một nhân viên giỏi. Trong môi trường công sở, khả năng giao tiếp, quản lý kỳ vọng và xác định giới hạn của bản thân cũng quan trọng không kém năng lực chuyên môn.
Thay vì từ chối thẳng thừng hoặc miễn cưỡng nhận việc, nhân viên có thể trao đổi rõ ràng về tình hình thực tế và đề xuất phương án phù hợp. Dưới đây là 3 cách phản hồi giúp bạn bảo vệ giới hạn của mình mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp khi làm việc với cấp trên.
1. Đừng chỉ nói “Em bận rồi”, hãy để sếp biết bạn đang ưu tiên điều gì
Tình huống quen thuộc: Bạn đang chạy deadline cho một dự án, còn hai báo cáo chưa hoàn thành thì sếp tiếp tục giao thêm một nhiệm vụ mới. Nếu nhận lời, bạn khó đảm bảo tiến độ của tất cả công việc. Nhưng nếu lập tức nói “Em bận rồi ạ”, câu trả lời có thể bị hiểu thành sự thiếu hợp tác.
Trong trường hợp này, người có EQ cao không nhất thiết phải tìm cách từ chối bằng mọi giá. Họ cho cấp trên thấy bức tranh công việc hiện tại, đồng thời chủ động trao đổi về thứ tự ưu tiên.
Thay vì nói “Em không nhận thêm được đâu”, bạn có thể trả lời: “Hiện tại em đang hoàn thành dự án A và báo cáo B theo deadline đã thống nhất. Nếu đầu việc mới cần ưu tiên trước, anh/chị cho em xin thứ tự ưu tiên để em điều chỉnh tiến độ các việc còn lại”.
Ảnh minh họa
Cách nói này chuyển trọng tâm từ việc bạn có muốn nhận việc hay không sang vấn đề thực tế: Với quỹ thời gian hiện có, công việc nào cần được hoàn thành trước?
Sếp cũng có cơ sở để quyết định nên lùi deadline, điều chỉnh phạm vi nhiệm vụ hay phân công thêm người hỗ trợ. Còn bạn không phải âm thầm gánh toàn bộ áp lực rồi đến sát hạn mới thông báo không kịp tiến độ.
Điều cần nhớ: Khi khối lượng công việc đã vượt quá khả năng xử lý, hãy trao đổi bằng những đầu việc và thời hạn cụ thể. Đó là cách thể hiện trách nhiệm với kết quả chung, thay vì chỉ cố chứng minh mình luôn sẵn sàng nhận thêm việc.
2. Đừng vội nhận lời để chứng minh năng lực, hãy nói rõ điều kiện để hoàn thành tốt
Không phải lúc nào nhân viên cũng quá tải mới cần từ chối. Đôi khi, sếp giao một nhiệm vụ nằm ngoài chuyên môn, yêu cầu kỹ năng bạn chưa thành thạo hoặc đòi hỏi kết quả trong khoảng thời gian không đủ để chuẩn bị.
Với những người mới đi làm, đây thường là tình huống khó xử. Họ muốn thể hiện mình có năng lực, sẵn sàng học hỏi nên ngại thừa nhận rằng bản thân chưa thể đảm nhận tốt công việc. Kết quả là họ nhận lời dù chưa biết bắt đầu từ đâu, sau đó vừa làm vừa loay hoay tìm cách xử lý.
Một phản hồi khéo léo hơn là thẳng thắn về những gì mình có thể làm, đồng thời đề xuất điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ.
Bạn có thể nói: “Dạ, phần này em chưa có nhiều kinh nghiệm nên em chưa chắc có thể đảm bảo chất lượng nếu phải hoàn thành ngay. Nếu được hướng dẫn thêm ở bước đầu hoặc có người hỗ trợ phần chuyên môn, em có thể triển khai. Anh/chị xem phương án nào phù hợp hơn ạ?”.
Điểm đáng chú ý là bạn không phủ nhận yêu cầu của sếp, cũng không tự nhận mình có thể làm tốt mọi thứ. Bạn chỉ rõ khoảng trống về năng lực hoặc nguồn lực, sau đó mở ra hướng giải quyết.
Tất nhiên, nếu đây là nhiệm vụ mới nhưng nằm trong phạm vi công việc và có đủ thời gian học hỏi, bạn vẫn có thể nhận lời. Điều quan trọng là không hứa hẹn một kết quả vượt quá khả năng thực tế chỉ để tạo ấn tượng ban đầu.
Điều cần nhớ: Biết mình đang thiếu gì và chủ động tìm cách khắc phục không phải biểu hiện của sự yếu kém. Ngược lại, sự trung thực giúp cấp trên đánh giá đúng năng lực, giao việc phù hợp và tránh những sai sót có thể phòng ngừa từ đầu.
3. Đừng chỉ từ chối, hãy đưa ra một phương án thay thế
Có những lúc bạn thực sự không thể nhận thêm nhiệm vụ: Lịch làm việc đã kín, công việc mới không thể hoàn thành trong thời gian được yêu cầu hoặc bạn đang trong thời gian nghỉ phép đã được thống nhất.
Trong những tình huống này, việc giải thích quá dài đôi khi khiến cuộc trao đổi trở nên nặng nề. Nhưng chỉ trả lời “Em không làm được” cũng chưa giúp sếp giải quyết vấn đề đang cần xử lý.
Một cách phản hồi hiệu quả hơn là đưa ra lựa chọn thay thế trong phạm vi bạn có thể đáp ứng.
Chẳng hạn, nếu sếp muốn bạn hoàn thành một đầu việc ngay trong ngày nhưng bạn đang bận xử lý nhiệm vụ khác, có thể nói: “Dạ, hôm nay em chưa thể hoàn thành thêm đầu việc này mà vẫn đảm bảo chất lượng các phần đang làm. Em có thể bắt đầu vào sáng mai và gửi anh/chị bản hoàn chỉnh trước chiều thứ Sáu. Nếu công việc cần xử lý ngay hôm nay, mình có thể cân nhắc nhờ thêm một bạn hỗ trợ phần này:.
Hoặc nếu bạn đang nghỉ phép và đã bàn giao công việc, câu trả lời có thể ngắn gọn hơn: “Em đã bàn giao đầu việc cho bạn X trước khi nghỉ. Anh/chị có thể trao đổi với bạn ấy để xử lý trước giúp em nhé. Em sẽ cập nhật lại khi quay trở lại làm việc”.
Trong cả hai trường hợp, bạn đều xác định rõ giới hạn của mình nhưng không bỏ mặc vấn đề. Sếp có thêm phương án để lựa chọn, còn bạn không phải đưa ra một lời hứa mà bản thân khó thực hiện.
Dù vậy, không phải lúc nào bạn cũng cần tìm người thay thế hoặc tự đề xuất giải pháp hoàn chỉnh. Nếu vấn đề nằm ở việc thiếu nhân sự, phân công không hợp lý hoặc khối lượng công việc vượt quá nguồn lực của cả nhóm, cấp quản lý vẫn cần chịu trách nhiệm đưa ra quyết định.
Ảnh minh họa
Điều cần nhớ: Một lời từ chối chuyên nghiệp không nhất thiết phải làm hài lòng tất cả mọi người. Điều quan trọng là bạn nói rõ mình có thể làm gì, không thể làm gì và vì sao, để hai bên cùng tìm được phương án phù hợp.
Biết nói “không” với sếp không có nghĩa là thiếu tinh thần tập thể hay không muốn tiến bộ. Đôi khi, việc nhận thêm một nhiệm vụ khi không đủ thời gian và nguồn lực mới là lựa chọn khiến cả bạn lẫn đội nhóm gặp rắc rối.
EQ trong công việc không nằm ở việc lúc nào cũng nói những lời dễ nghe. Đó còn là khả năng hiểu tình huống, diễn đạt quan điểm rõ ràng và giữ bình tĩnh khi phải trao đổi về những vấn đề nhạy cảm.
Bạn không cần biến mọi lời từ chối thành một bài giải thích dài dòng, cũng không cần xin lỗi liên tục vì đã có giới hạn của riêng mình. Hãy nói bằng thái độ tôn trọng, thông tin cụ thể và cam kết thực tế. Khi đó, từ chối không còn là hành động “đối đầu” với cấp trên, mà trở thành một phần bình thường của quá trình phối hợp công việc.
Hải My