Tiêu chuẩn hóa: Con đường đến với năng suất và chất lượng

Tiêu chuẩn hóa là gì? Tiêu chuẩn hóa là quá trình thiết lập và áp dụng các quy tắc, nguyên tắc, tiêu chí hoặc đặc điểm kỹ thuật cho một sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc hệ thống. Nói một cách dễ hiểu thì tiêu chuẩn hóa là quá trình thiết lập và áp dụng các quy tắc, nguyên tắc, tiêu chí hoặc đặc điểm kỹ thuật cho một sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc hệ thống. Mục đích của tiêu chuẩn hóa là đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc hệ thống đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn, hiệu quả, khả năng tương thích và tính bền vững.

Một ví dụ về một hoạt động được coi là tiêu chuẩn hóa trong sản xuất là việc sử dụng các công cụ 5S để sắp xếp nơi làm việc. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (chuẩn hóa) và Shitsuke (duy trì). Bằng cách áp dụng 5S, nhà sản xuất có thể loại bỏ các lãng phí, giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị, tạo môi trường làm việc an toàn và chất lượng và thúc đẩy tinh thần cải tiến liên tục.

Trung Quốc là một trong những quốc gia đạt được nhiều thành tựu nhờ áp dụng tiêu chuẩn hóa. Năm 1995, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Cục Thống kê đã nghiên cứu và xác định các tiêu chuẩn cơ bản về mức sống khá giả của người dân trong cả nước. Tập Cận Bình khi ấy đang công tác tại tỉnh Phúc Kiến đã chỉ đạo điều chỉnh và xử lý các chỉ số sao cho phù hợp với tình thực thực tế tại địa phương. Cuối cùng tỉnh Phúc Kiến đã xác định được hệ thống chỉ số khá giả đa cấp và đa chiều, rồi dựa vào đó để ban hành các chính sách giúp người dân tại các khu vực khó khăn tỉnh Phúc Kiến xóa đói giảm nghèo. Kết quả là tính đến ngày 7/8/1997, Phúc Kiến đã hoàn thành kế hoạch xóa đói giảm nghèo trước ba năm và về cơ bản xóa đói giảm nghèo tuyệt đối.

Tiêu chuẩn hóa không chỉ là việc đơn thuần thiết lập các quy tắc và tiêu chí, mà còn bao gồm việc chấp nhận và liên tục thực hiện chúng một cách nhất quán. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức và hiệu quả, giảm thiểu các sai sót mà còn tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn hóa không chỉ đơn giản là việc đặt ra các quy tắc. Đó là một quá trình tập trung vào cách thực hiện mọi công việc một cách tối ưu. Điểm đầu tiên và quan trọng nhất của tiêu chuẩn hóa là việc định rõ mục tiêu. Mục tiêu không chỉ là một ý tưởng mơ hồ mà là một bức tranh rõ nét về điều gì cần đạt được. Các tiêu chí được thiết lập đánh giá mỗi bước tiến, giúp tập trung năng lực vào những điểm thực sự quan trọng. Chính vì vậy, tiêu chuẩn hóa không chỉ là nền tảng cho năng suất mà còn là chìa khóa mở cánh cửa cho sự phát triển và thành công của mọi doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn hóa là chìa khóa mở cánh cửa cho việc cắt giảm chi phí trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp đầu tư vào việc thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng và chặt chẽ, kết quả không chỉ là việc tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn là giảm đáng kể sự lãng phí. Việc thiết lập tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp xác định rõ các bước cần thiết và loại bỏ những công đoạn không cần thiết trong quy trình sản xuất. Nhờ đó, thời gian và nguyên vật liệu được sử dụng sẽ được tối giản hóa, giảm bớt lãng phí và tăng cường hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên.

Một ví dụ cụ thể là trường hợp của công ty TNHH Sản xuất Thực phẩm Hồng Hà. Công ty này chuyên sản xuất các loại bánh kẹo, bánh mì và các sản phẩm thực phẩm khác. Trước đây, công ty gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm và hiệu quả sản xuất. Công ty phải chịu nhiều chi phí cao do việc sử dụng nguyên liệu không đạt chuẩn, phải thu hồi hàng lỗi, bị phạt do vi phạm quy định về an toàn thực phẩm và mất uy tín trên thị trường. Để khắc phục tình trạng này, năm 2021, công ty đã quyết định áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng và an toàn thực phẩm như ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 và HACCP. Công ty đã xây dựng và triển khai các quy trình tiêu chuẩn hóa cho từng bước trong quá trình sản xuất, từ lựa chọn nguyên liệu, kiểm tra chất lượng, xử lý sơ chế, chế biến, đóng gói, vận chuyển và bán hàng. Công ty cũng đã đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên để họ có thể thực hiện các tiêu chuẩn một cách nghiêm túc và hiệu quả. Kết quả là sau một năm áp dụng các tiêu chuẩn hóa, công ty đã giảm được chi phí sản xuất từ 15% đến 20%, tăng doanh thu từ 30% đến 40% và cải thiện được uy tín và thị phần trên thị trường.

Tiêu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả của nhân công lao động, việc thiết lập các tiêu chuẩn giúp xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi nhân viên ở các công đoạn. Tiêu chuẩn hóa đưa ra hướng dẫn rõ ràng đối với công việc, đặt ra các tiêu chí đánh giá cụ thể mà nhân viên cần đạt được. Nhờ vậy, lao động không chỉ biết được công việc của mình là gì, mà còn hiểu rõ về tiêu chí đánh giá hiệu suất.

Các quy trình chuẩn hóa giúp loại bỏ các bước không cần thiết, giảm bớt thời gian và công sức mà nhân viên phải sử dụng vào công việc hàng ngày. Khi mọi thao tác được xác định rõ ràng và tối giản hóa, lao động không phải đối mặt với những công việc lặp đi lặp lại hoặc không hiệu quả; thay vào đó, họ có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đóng góp ý tưởng sáng tạo. Không những vậy, tiêu chuẩn hóa còn tạo ra sự công bằng trong lao động. Bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn công bằng và rõ ràng, mọi nhân viên có cơ hội đồng nhất để thể hiện năng lực và đóng góp của họ. Điều này khuyến khích tinh thần làm việc, sự cạnh tranh lành mạnh và lòng tự hào đối với công việc của từng người. Tiêu chuẩn hóa còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Khi mọi người đều biết rõ về kỳ vọng và tiêu chí của công việc, họ cảm thấy tự tin hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này không chỉ tăng cường hiệu quả của mỗi cá nhân mà còn làm tăng hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.

Khi Richard và Maurice McDonald là một fan cứng của “Ford’s Moving Assembly Line” và mở quầy bán đồ ăn nhanh đầu tiên tại San Bernardino, họ đã lấy cảm hứng từ dây chuyền sản xuất trứ danh này để tạo ra hệ thống Speedy Service System. Trong hệ thống này, khu bếp được chia làm 16 phần: khu vực đóng gói nước ngọt, khu vực làm bánh mỳ, khu chiên thịt, khu rửa,…Nhân viên sẽ được phân công đảm nhiệm cụ thể các phần việc và phối hợp với nhau. Đặc biệt trong hệ thống này, Maurice McDonald còn đặc biệt nghiên cứu, tính toán các bước, thời gian cụ thể của công việc cho từng nhân viên và từng công đoạn. Bằng cách đó, thời gian chờ đợi món ăn đã giảm từ 30 phút xuống còn 30s, doanh thu của cửa hàng tăng từ 275.000$ năm 1948 thì đến năm 1955 đã đạt mức 1,5 triệu$.

Tiêu chuẩn hóa giúp tạo ra sự đồng nhất trong chất lượng sản phẩm. Khi quy trình sản xuất được thiết lập theo các tiêu chuẩn chặt chẽ, việc kiểm soát chất lượng trở nên dễ dàng hơn. Công ty có thể phát hiện và sửa chữa các lỗi ngay từ khi chúng xuất hiện, tránh được việc sản xuất hàng loạt sản phẩm không đạt chất lượng và giúp tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Trước tiên, tiêu chuẩn hóa giúp xác định những thông số kỹ thuật và yêu cầu đối với sản phẩm một cách chi tiết. Điều này bao gồm các tiêu chí về kích thước, trọng lượng, màu sắc, và các thuộc tính chất lượng khác. Khi mọi chi tiết đều được định rõ, quá trình sản xuất trở nên dễ dàng hơn, với việc tập trung vào việc duy trì và đạt được các tiêu chuẩn đã đề ra. Tiêu chuẩn hóa còn giúp tạo ra các quy trình kiểm tra chất lượng một cách hợp lý. Bằng cách xác định các điểm kiểm tra và quy trình kiểm tra, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mỗi sản phẩm được sản xuất đều trải qua các bước kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Điều này không chỉ giúp phát hiện sự cố và lỗi trước khi sản phẩm ra thị trường mà còn giúp ngăn chặn các lỗi lặp đi lặp lại trong quá trình sản xuất.

Việc áp dụng tiêu chuẩn giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Khi các sản phẩm được đánh giá đối chiếu với tiêu chuẩn, nhà sản xuất có thể nhanh chóng xác định nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào. Điều này giúp họ đưa ra các biện pháp ngay lập tức để khắc phục các vấn đề và cải thiện quy trình sản xuất. Việc thiết lập tiêu chuẩn chất lượng còn giúp tạo niềm tin ổn định từ phía khách hàng. Khi họ biết rằng sản phẩm mà họ mua đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt và được kiểm soát chất lượng một cách đáng tin cậy, họ sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn khi quyết định mua hàng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút được khách hàng mới thông qua uy tín và chất lượng sản phẩm.

Năm 2020, Wolkswagen – nhà sản xuất oto lớn nhất nước Đức, đã phải thu hồi hơn 370.000 mẫu xe Beetle và Beetle mui trần vì lỗi túi khí. Bê bối này không chỉ khiến “gã khổng lồ” nước Đức thiệt hại hơn 14,7 tỷ USD chỉ tính riêng ở thị trường Mỹ, hãng cũng phải đối mặt với nhiều vụ kiện tụng và án phạt từ nhiều các quốc gia khác nhau và đối diện với sự cạnh tranh ngày càng hay gắt với các đối thủ khác như Tesla, Nio, Xpeng,… Sự cố liên quan đến lỗi túi khí của Volkswagen là một ví dụ tiêu biểu về việc thiếu sót trong quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm và làm rõ về tầm quan trọng của việc thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng đáng tin cậy.

Không chỉ dừng lại ở doanh nghiệp, tiêu chuẩn hóa cũng là đồng minh tin cậy cho các cá nhân trên con đường phát triển bản thân mình. Trong hành trình chinh phục thành công của mỗi cá nhân, việc xây dựng và tuân thủ các quy chuẩn và nguyên tắc riêng không chỉ là lựa chọn, mà là một yếu tố không thể bỏ qua. Tiêu chuẩn hóa giúp chúng ta đặt ra những mục tiêu rõ ràng và đo lường được tiến triển của mình. Khi chúng ta xác định những tiêu chí cụ thể mà chúng ta muốn đạt được, chúng ta không chỉ tập trung vào việc vượt qua những giới hạn đó, mà còn đặt ra phương pháp và kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Tiêu chuẩn hóa là nguồn động viên lớn để không ngừng tự thách thức và nâng cao bản lĩnh.

Ngoài ra, việc thiết lập quy tắc, tiêu chuẩn riêng cá nhân còn giúp xây dựng sự tự tin. Khi chúng ta biết rằng mình đang tuân thủ những tiêu chí cao nhất mà chúng ta đề ra, tự tin tựa như là một nguồn năng lượng không ngừng. Tự tin không chỉ xuất phát từ việc tự đánh giá cao về khả năng của mình mà còn từ việc biết rằng chúng ta đang đi đúng hướng, trên đúng con đường của mình. Hơn nữa, tiêu chuẩn hóa còn là nguồn động viên lớn để không ngừng học hỏi và hoàn thiện bản thân. Trong quá trình đạt đến tiêu chuẩn, chúng ta không chỉ biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình mà còn hiểu rõ hơn về những kiến thức và kỹ năng cần phát triển. Điều này không chỉ giúp chúng ta trở nên xuất sắc trong lĩnh vực của mình mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa của những khám phá và thành công mới. Hơn nữa, tiêu chuẩn hóa còn là nguồn động viên lớn để không ngừng học hỏi và hoàn thiện bản thân. Trong quá trình đạt đến tiêu chuẩn, chúng ta không chỉ biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình mà còn hiểu rõ hơn về những kiến thức và kỹ năng cần phát triển. Điều này không chỉ giúp chúng ta trở nên xuất sắc trong lĩnh vực của mình mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa của những khám phá và thành công mới.

Một ví dụ minh họa cho việc tiêu chuẩn hóa để thành công là chế độ tập luyện và ăn uống của siêu sao bóng đá Ronaldo. Ronaldo là một trong những cầu thủ bóng đá xuất sắc nhất trong lịch sử. Anh đã giành được nhiều danh hiệu cao quý, như 5 Quả bóng Vàng, 4 chiếc Giày vàng châu Âu, Cầu thủ xuất sắc nhất FIFA và UEFA. Anh cũng là cầu thủ có số bàn thắng nhiều nhất trong lịch sử bóng đá quốc tế. Để có được thành công này, Ronaldo đã tuân thủ một chế độ tập luyện, ăn uống và nghỉ ngơi cực kỳ khoa học và vô cùng nghiêm ngặt. Lấy ví dụ về chế độ tập luyện, Ronaldo thường tập từ 3 đến 5 buổi mỗi tuần, mỗi buổi từ 3 đến 4 giờ. Anh chia thành 3 phần chính: khởi động, tăng sức bền và sức mạnh, hoàn thiện. Anh thực hiện các bài tập xoay hông, nằm nghiêng nâng chân,… để khởi động cơ thể. Sau đó, anh tập các bài tập với tạ để nâng cao sức mạnh cơ bắp. Cuối cùng, anh hoàn thiện các bài tập với các động tác xoay chân khuỵu gối, squat chân sau… để tăng khả năng linh hoạt và phản xạ của cơ thể.

Tất nhiên, bạn không cần phải tập Gym 3 – 5 buổi 1 tuần hay phải tránh xa món đồ uống Coca cola yêu thích, nhưng có một vài cách cơ bản mà bạn có thể làm để áp dụng tiêu chuẩn hóa trong cuộc sống của mình.

Thứ nhất, xây dựng thời gian biểu hằng ngày. Việc thiết lập và xây dựng một thời gian biểu và kế hoạch cụ thể cho các hoạt động hàng ngày không chỉ là một bước đơn giản mà bạn có thể thực hiện để áp dụng Tiêu chuẩn hóa trong cuộc sống mà còn là chìa khóa mở cánh cửa cho sự tổ chức và thành công. Khi bạn có một thời gian biểu và kế hoạch rõ ràng, bạn không chỉ đặt ra được mục tiêu cho mỗi ngày mà còn biết chính xác những gì cần làm và khi nào cần hoàn thành. Điều này không chỉ giúp bạn tránh xa xa stress và lạc lõng, mà còn tạo điều kiện cho sự tập trung và hiệu quả cao trong công việc và cuộc sống. Thời gian biểu giúp bạn phân chia thời gian một cách hợp lý giữa công việc, gia đình, và thời gian cá nhân. Nó giúp bạn thiết lập ưu tiên cho những hoạt động quan trọng, đặc biệt là những việc cần thiết cho sự phát triển cá nhân và nghệ thuật sống. Kế hoạch hàng ngày không chỉ giúp bạn duy trì sự liên tục mà còn giúp bạn theo đuổi đam mê và mục tiêu dài hạn của mình một cách nhất quán. Ngoài ra, việc theo dõi và điều chỉnh thời gian biểu theo các tiêu chí và mục tiêu cụ thể giúp bạn đánh giá được tiến triển và phát triển của mình. Khi bạn thấy mình đang tiến xa hơn và đạt được những kết quả mong muốn, sự hứng khởi và lòng tự tin sẽ được kích thích, giúp bạn duy trì động lực và tiếp tục hành động.

Ngoài ra, thiết lập ra các quy tắc làm việc cá nhân cũng là một ứng dụng của tiêu chuẩn hóa. Đầu tiên, việc thiết lập các quy tắc làm việc giúp chúng ta định rõ mục tiêu cá nhân và những gì chúng ta muốn đạt được. Những quy tắc này không chỉ là những nguyên tắc mơ hồ, mà chúng được xác định cụ thể, từng bước một. Điều này giúp chúng ta biết chính xác những gì cần làm và làm những việc đó một cách có hệ thống. Hơn nữa, các quy tắc làm việc cũng giúp chúng ta tối ưu hóa sức lực và thời gian. Thay vì lạc hướng trong công việc và bị phân tán tâm trí, chúng ta biết được những hoạt động nào quan trọng nhất và ưu tiên chúng trước. Điều này giúp chúng ta tránh được lãng phí thời gian và năng lực vào những việc không quan trọng. Cuối cùng, việc thiết lập các quy tắc làm việc cá nhân giúp chúng ta theo dõi tiến triển và đánh giá bản thân một cách chính xác. Chúng ta có thể đặt ra các tiêu chí đo lường và so sánh với những gì chúng ta đã đạt được. Điều này không chỉ giúp chúng ta tự kiểm soát và tự đánh giá mình một cách khách quan mà còn khuyến khích sự đổi mới và cải thiện liên tục.

Bên cạnh đó, ăn uống điều độ, giữ gìn sức khỏe cũng là một biểu hiện của tiêu chuẩn hóa trong cuộc sống. Đầu tiên và quan trọng nhất, việc thiết lập các quy tắc làm việc giúp chúng ta định rõ mục tiêu cá nhân và những gì chúng ta muốn đạt được. Những quy tắc này không chỉ là những nguyên tắc mơ hồ, mà chúng được xác định cụ thể, từng bước một. Điều này giúp chúng ta biết chính xác những gì cần làm và làm những việc đó một cách có hệ thống. Hơn nữa, các quy tắc làm việc cũng giúp chúng ta tối ưu hóa sức lực và thời gian. Thay vì lạc hướng trong công việc và bị phân tán tâm trí, chúng ta biết được những hoạt động nào quan trọng nhất và ưu tiên chúng trước. Điều này giúp chúng ta tránh được lãng phí thời gian và năng lực vào những việc không quan trọng. Cuối cùng, việc thiết lập các quy tắc làm việc cá nhân giúp chúng ta theo dõi tiến triển và đánh giá bản thân một cách chính xác. Chúng ta có thể đặt ra các tiêu chí đo lường và so sánh với những gì chúng ta đã đạt được. Điều này không chỉ giúp chúng ta tự kiểm soát và tự đánh giá mình một cách khách quan mà còn khuyến khích sự đổi mới và cải thiện liên tục.

Có thể thấy rằng tiêu chuẩn hóa không chỉ là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, mà còn là hành trang quan trọng của mỗi cá nhân đang hướng tới sự thành công và phát triển. Trong thế giới kinh doanh, việc thiết lập tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả lao động và tạo ra sự đồng nhất trong sản phẩm. Điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh hiệu suất, đồng thời tạo cơ hội cho sự cải tiến liên tục. Còn đối với mỗi người cá nhân, tiêu chuẩn hóa không chỉ đơn thuần là việc xây dựng lịch trình hàng ngày, mà là việc thiết lập nguyên tắc và kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu. Nó không chỉ hỗ trợ việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, mà còn tạo ra sự ổn định và định hình cho cuộc sống cá nhân. Bằng cách duy trì một lối sống ăn uống điều độ và chăm sóc sức khỏe, chúng ta không chỉ duy trì được năng lượng và sức khỏe tốt, mà còn xây dựng lòng tự tin vào khả năng phát triển và thành công của bản thân.

Nhìn nhận từ góc độ này, tiêu chuẩn hóa không chỉ là quy trình, mà là triết lý sống. Nó không chỉ giúp chúng ta tổ chức cuộc sống một cách có hệ thống, mà còn là chìa khóa mở cánh cửa cho sự tự chủ và thành công trong mọi lĩnh vực. Hãy để tiêu chuẩn hóa trở thành nguồn động viên, đồng hành vững chắc trên hành trình phát triển và tự chủ của chúng ta.

 Nguyễn Lê Minh Tú

Học viện Báo chí và Tuyên truyền