Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu của người dân
Quản lý hành chính tư pháp gắn trực tiếp với nhiều sự kiện quan trọng trong đời sống như khai sinh, khai tử, xác nhận thông tin lý lịch tư pháp, đăng ký biện pháp bảo đảm và hoạt động của các tổ chức, cá nhân hành nghề bổ trợ tư pháp. Đây đều là những lĩnh vực có lượng hồ sơ lớn, liên quan đến nhiều cơ quan và đòi hỏi dữ liệu chính xác, được quản lý theo quy định pháp luật.
Vì vậy, chuyển đổi số trong lĩnh vực này cần được nhìn nhận như một nội dung của cải cách hành chính và đổi mới quản trị nhà nước, chứ không chỉ là việc cài đặt phần mềm hoặc số hóa giấy tờ. Một dịch vụ được xem là thuận tiện khi người dân có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ, nhận kết quả và thực hiện nghĩa vụ tài chính trên môi trường điện tử trong phạm vi pháp luật cho phép; đồng thời có kênh hỗ trợ rõ ràng nếu phát sinh lỗi hoặc người sử dụng gặp khó khăn.
Định hướng xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa được nêu tại Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 9/11/2022 của Ban Chấp hành Trung ương đặt ra yêu cầu tiếp tục hoàn thiện tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, bảo đảm quyền con người, quyền công dân và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý. Cùng với đó, Đề án 06 theo Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 6/1/2022 xác định việc khai thác dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử là một trong những nền tảng phục vụ chuyển đổi số quốc gia.
Những mô hình thực tiễn cho thấy hiệu quả của dữ liệu liên thông Cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua VNeID
Từ ngày 22/4/2024, Hà Nội và tỉnh Thừa Thiên Huế triển khai thí điểm tiếp nhận yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID. Theo thông tin của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp, trong giai đoạn đầu đến ngày 11/6/2024, Hà Nội tiếp nhận 11.449 yêu cầu qua VNeID trên tổng số 22.730 hồ sơ; Thừa Thiên Huế tiếp nhận 1.954 yêu cầu qua ứng dụng trên tổng số 2.782 hồ sơ. Đây là số liệu của giai đoạn đầu thí điểm, không đại diện cho toàn bộ tình hình hiện nay.
Đến tháng 8/2024, số liệu Bộ Tư pháp công bố tiếp tục cho thấy nhu cầu sử dụng kênh điện tử tăng lên tại hai địa phương. Ngày 24/8/2024, Thủ tướng Chính phủ giao mở rộng thí điểm trên phạm vi toàn quốc từ ngày 1/10/2024 đến hết ngày 30/6/2025. Quá trình này thể hiện vai trò quản lý nhà nước ở nhiều khâu: phối hợp giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an; kết nối hệ thống định danh điện tử với hệ thống tiếp nhận, xử lý hồ sơ; chuẩn hóa nghiệp vụ; hỗ trợ địa phương và bảo đảm an toàn thông tin.
Bài học đáng chú ý là dịch vụ số chỉ thực sự thuận tiện khi người dân không phải tự mình khắc phục sự thiếu đồng bộ giữa các hệ thống. Cơ quan quản lý cần có cơ chế xác định nguyên nhân khi hồ sơ bị chậm hoặc lỗi — do dữ liệu, quy trình hay kỹ thuật — đồng thời công khai đầu mối hỗ trợ và trách nhiệm xử lý. Việc đánh giá cũng không nên chỉ dựa vào số lượng hồ sơ trực tuyến, mà cần xem xét tỷ lệ hồ sơ hoàn tất trên môi trường số, thời gian xử lý thực tế và mức độ hài lòng của người dân.
Những điểm nghẽn cần được xử lý thực chất
Thứ nhất, nguy cơ "số hóa hình thức" vẫn cần được nhận diện. Nếu người dân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng sau đó vẫn phải in giấy, đến trực tiếp để đối chiếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu hoặc lặp lại việc kê khai, thì lợi ích của dịch vụ công số bị hạn chế. Trước khi số hóa, cơ quan quản lý cần rà soát và tái thiết kế quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết trên cơ sở pháp luật, thay vì giữ nguyên quy trình giấy rồi chuyển lên màn hình.
Thứ hai, khả năng kết nối và chất lượng dữ liệu cần được duy trì liên tục. Dữ liệu sai, thiếu hoặc trùng lặp có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian giải quyết và ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phải có mục đích rõ ràng, đúng thẩm quyền, có kiểm soát truy cập và có cơ chế ghi nhận, kiểm tra hoạt động khai thác.
Thứ ba, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin là điều kiện bắt buộc. Dữ liệu hộ tịch và lý lịch tư pháp có thể chứa thông tin riêng tư, vì vậy cần phân quyền theo vị trí công tác, xác thực phù hợp, lưu vết truy cập, sao lưu và xây dựng phương án ứng phó sự cố. Việc kết nối nhiều hệ thống không đồng nghĩa với việc mọi cơ quan hoặc mọi cán bộ đều được quyền truy cập toàn bộ dữ liệu.
Thứ tư, kỹ năng số và khả năng tiếp cận dịch vụ còn khác nhau. Người cao tuổi, người ở vùng khó khăn hoặc người ít sử dụng điện thoại thông minh có thể cần được hướng dẫn trực tiếp. Chuyển đổi số không nên biến thành điều kiện khiến những người chưa thành thạo công nghệ khó tiếp cận dịch vụ công. Do đó, bên cạnh kênh trực tuyến, cần duy trì cơ chế hỗ trợ tại bộ phận một cửa và các hình thức trợ giúp phù hợp.
Giải pháp: lấy chất lượng phục vụ làm thước đo
Một là, tiếp tục rà soát quy trình thủ tục theo nguyên tắc người dân chỉ cung cấp thông tin, giấy tờ khi pháp luật yêu cầu và khi cơ quan nhà nước chưa thể khai thác hợp pháp từ nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Mỗi thủ tục cần được mô tả rõ thành phần hồ sơ, thời hạn, cách nhận kết quả và trách nhiệm của từng cơ quan. Những bước có thể thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử cần được tổ chức liền mạch, hạn chế yêu cầu người dân chuyển đổi qua lại giữa bản giấy và bản số.
Hai là, xây dựng cơ chế quản trị dữ liệu thống nhất. Cần quy định rõ cơ quan chịu trách nhiệm về chất lượng từng nhóm dữ liệu, quy trình cập nhật và đính chính, điều kiện chia sẻ, quyền truy cập và thời hạn lưu giữ. Khi phát hiện sai lệch, người dân phải có kênh yêu cầu sửa đổi và được thông báo về quá trình xử lý; không nên để người dân tự liên hệ nhiều cơ quan để tìm nơi chịu trách nhiệm.
Ba là, bảo đảm an toàn thông tin ngay từ khâu thiết kế hệ thống. Các giải pháp kỹ thuật cần được kết hợp với quy chế nội bộ, đào tạo cán bộ, kiểm tra định kỳ và phương án xử lý sự cố. Cần đặc biệt chú ý nguyên tắc thu thập, sử dụng dữ liệu đúng mục đích và chỉ trong phạm vi cần thiết, đồng thời thông tin rõ cho người dân về việc dữ liệu được sử dụng như thế nào.
Bốn là, đầu tư cho con người và cơ chế hỗ trợ. Cán bộ tư pháp – hộ tịch cần được bồi dưỡng đồng thời về nghiệp vụ, kỹ năng vận hành hệ thống, bảo vệ dữ liệu và giao tiếp với người dân trên môi trường số. Các địa phương cần có đầu mối hỗ trợ dễ tiếp cận, hướng dẫn bằng ngôn ngữ rõ ràng và phương án tiếp nhận hồ sơ thay thế khi dịch vụ trực tuyến gặp sự cố.
Năm là, đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số phản ánh trải nghiệm thực tế. Bên cạnh tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, cần theo dõi tỷ lệ hồ sơ hoàn tất toàn trình, số lần người dân phải bổ sung giấy tờ, thời gian xử lý trung vị, tỷ lệ hồ sơ trễ hạn, số sự cố an toàn thông tin và mức độ hài lòng. Các số liệu phải ghi rõ thời điểm, phạm vi và phương pháp thống kê để tránh so sánh thiếu căn cứ giữa các địa phương hoặc giữa các giai đoạn.
Đổi mới quản trị để xây dựng nền hành chính tư pháp hiện đại
Thực tiễn cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua VNeID và liên thông thủ tục hộ tịch cho thấy chuyển đổi số có thể đem lại lợi ích thiết thực khi công nghệ gắn với cải cách quy trình và phối hợp giữa các cơ quan. Tuy nhiên, kết quả bền vững không đến từ việc có thêm ứng dụng hay phần mềm, mà từ cách Nhà nước tổ chức dữ liệu, phân định trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của người dân và liên tục cải thiện chất lượng dịch vụ.
Trong giai đoạn tiếp theo, ngành Tư pháp cần chuyển trọng tâm từ "cung cấp dịch vụ trực tuyến" sang "giải quyết nhu cầu của người dân một cách liền mạch, an toàn và có trách nhiệm". Đó cũng là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong tiến trình xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, công khai và phục vụ.
Lê Minh Đức
Tư liệu, văn bản tham khảo
1. Ban Chấp hành Trung ương (2022), Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 09/11/2022 về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong giai đoạn mới.
2. Thủ tướng Chính phủ (2022), Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022–2025, tầm nhìn đến năm 2030.
3. Chính phủ (2024), Nghị định số 63/2024/NĐ-CP ngày 10/06/2024 quy định việc thực hiện liên thông điện tử hai nhóm thủ tục hành chính.
4. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp (27/06/2024), "Hội nghị sơ kết thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID và công tác chuẩn bị mở rộng thí điểm trên toàn quốc", https://ttlltp.moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/hoat-dong-cua-trung-uong.aspx?ItemID=183.
5. Bộ Tư pháp (2024), thông tin về kết quả liên thông điện tử và triển khai cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua VNeID, https://www.moj.gov.vn/UserControls/News/pFormPrint.aspx?ItemID=6630.
6. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Quyết định số 06/QĐ-TTg, https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?docid=205022&pageid=27160.