Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh - nơi giải quyết thủ tục hành chính được tối ưu hóa nhờ đẩy mạnh chuyển đổi số và khai thác hiệu quả dữ liệu. Ảnh: Phan Yến
Từ khóa: Dữ liệu số; quản trị thành phố; chuyển đổi số; chính quyền số; Quảng Ninh.
Abstract: In the new development context of Quang Ninh City, a centrally governed municipality, data are increasingly being standardized, connected, shared, and utilized in state management. Building on digital transformation and the digitalization of administrative procedures, Quang Ninh is shifting from merely digitizing documents to creating and leveraging data as a governance resource. This transition contributes to transforming management and administrative practices, improving governance effectiveness, and building a modern public administration that better serves citizens and businesses.
Keywords: Keywords: Digital data; city governance; digital transformation; digital government; Quang Ninh.
Đặt vấn đề
Trong không gian phát triển mới của thành phố Quảng Ninh trực thuộc Trung ương, dữ liệu ngày càng trở thành nguồn lực quan trọng đối với quản lý nhà nước và tổ chức cung cấp dịch vụ công. Số hóa thủ tục hành chính (TTHC) vì thế không chỉ dừng ở việc chuyển hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, mà quan trọng hơn là kiến tạo dữ liệu có chất lượng, được chuẩn hóa, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành. Khi dữ liệu được khai thác hiệu quả, cùng một thông tin có thể phục vụ nhiều quy trình, giảm yêu cầu cung cấp lại thông tin, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đối với Quảng Ninh, yêu cầu này càng đặt ra rõ nét trong điều kiện vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và thực hiện yêu cầu quản trị ở quy mô, không gian phát triển mới. Do đó, kiến tạo dữ liệu cần được nhìn nhận không chỉ là nhiệm vụ của chuyển đổi số, mà là một nền tảng quan trọng để đổi mới phương thức quản lý, điều hành và xây dựng nền quản trị thành phố hiện đại, hiệu quả.
1. Từ số hóa thủ tục hành chính đến thay đổi phương thức phục vụ
Số hóa TTHC không đơn thuần là việc chuyển đổi hình thức hồ sơ từ bản giấy sang dữ liệu điện tử, mà là quá trình thay đổi căn bản phương thức tiếp nhận, xử lý và cung cấp dịch vụ công trực tuyến (DVCTT). Việc chuẩn hóa thông tin thành dữ liệu có khả năng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng chính là nền tảng cốt lõi để chuyển đổi từ nền hành chính lấy hồ sơ làm trung tâm sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu, lấy nhu cầu của người dân và doanh nghiệp làm trung tâm(12), (13).
Tại Việt Nam, quá trình này được định hướng mang tính chiến lược qua Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị (2019) (2) và các Quyết định số 749/QĐ-TTg(3), Quyết định số 942/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ(4). Thể chế về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử ban đầu được định hình tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP(5) và liên tục được hoàn thiện trong giai đoạn 2025–2026. Đặc biệt, việc ban hành Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về cơ chế một cửa, một cửa liên thông(6), kết hợp với Nghị định số 194/2025/NĐ-CP, Nghị định số 278/2025/NĐ-CP (8) và Thông tư số 04/2025/TT-VPCP (10); Văn phòng Chính phủ, 2025) đã đánh dấu bước chuyển trọng tâm từ "số hóa hồ sơ đơn thuần" sang "kết nối, tích hợp và tái sử dụng dữ liệu" trên phạm vi toàn quốc.
Khái quát lại, số hóa TTHC không dừng lại ở việc chuyển đổi hình thức hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, mà là bước chuyển căn bản trong phương thức vận hành của nền hành chính nhà nước. Việc chuẩn hóa, kết nối và tái sử dụng dữ liệu theo các thể chế mới đã chuyển dịch trọng tâm từ "quản lý dựa trên hồ sơ" sang "quản trị dựa trên dữ liệu", lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Đây chính là cơ sở lý luận và hành lang pháp lý quan trọng để các địa phương tái cấu trúc quy trình, nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC trên môi trường điện tử (MTĐT).
2. Khi dữ liệu trở thành nguồn lực của chính quyền
2.1. Nhận thức luận về Chính phủ dựa trên dữ liệu
Nếu số hóa hồ sơ giấy mới chỉ là bước khởi đầu của quá trình kỹ thuật số, thì giá trị cốt lõi của chuyển đổi số công chỉ thực sự được định hình khi dữ liệu được kết nối, chia sẻ và tái sử dụng liên thông. Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế, một chính phủ dựa trên dữ liệu (Data-driven Government) không chỉ đơn thuần thu thập, lưu trữ hay quản lý dữ liệu thụ động, mà phải coi dữ liệu là một tài sản chiến lược được tổ chức và khai thác xuyên suốt quá trình hoạch định chính sách, cung cấp dịch vụ và quản trị công (12). Đồng thời, Ngân hàng Thế giới cũng nhấn mạnh dữ liệu là trụ cột quan trọng của quản trị công công nghệ (GovTech), đóng vai trò quyết định trong việc tối ưu hóa chất lượng dịch vụ công và nâng cao hiệu quả quản trị quốc gia(13).
2.2. Các cấp độ chuyển đổi giá trị của dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính
Trên cơ sở lý luận quản trị hiện đại, vai trò nguồn lực của dữ liệu trong giải quyết TTHC được thể hiện tích hợp qua ba cấp độ giá trị: Cấp độ 1 - Dữ liệu để giải quyết hồ sơ (Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình): Đối với cán bộ, công chức, dữ liệu được chuẩn hóa và liên thông giúp giảm thiểu thời gian kiểm tra, đối chiếu thủ công, loại bỏ khâu nhập lại thông tin và hạn chế tối đa sai sót tác nghiệp. Sự hình thành của "dấu vết điện tử" (digital footprint) trong quá trình xử lý hồ sơ trên hệ thống không chỉ tăng cường khả năng theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà còn minh bạch hóa trách nhiệm thi hành công vụ (OECD, 2019, 2020); Cấp độ 2 - Dữ liệu để cải thiện trải nghiệm và cung cấp dịch vụ thuận tiện: Ở cấp độ này, phương thức phục vụ chuyển dịch sâu sắc từ nguyên tắc "người dân, doanh nghiệp cung cấp thông tin cho Nhà nước" sang "Nhà nước chủ động khai thác dữ liệu để phục vụ người dân"(12), (13).
Khi các Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành (dân cư, hộ tịch, đất đai, bảo hiểm, doanh nghiệp...) được kết nối chia sẻ, hệ thống sẽ tự động trích xuất thông tin hợp pháp, loại bỏ triệt để yêu cầu người dân phải kê khai hoặc nộp lại các giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã lưu trữ; Cấp độ 3 - Dữ liệu để quản trị, dự báo và hoạch định chính sách: Đây là cấp độ phát triển cao nhất, nơi dữ liệu phát sinh từ việc giải quyết TTHC không dừng lại ở từng giao dịch riêng lẻ mà được tích tụ, chuẩn hóa để phục vụ phân tích chuyên sâu (Data Analytics). Thông qua việc phân tích tần suất, mật độ, loại hình và địa bàn phát sinh hồ sơ, cơ quan quản lý có thể chủ động nhận diện các "điểm nghẽn" gây chậm trễ, dự báo nhu cầu dịch vụ công theo mùa vụ/địa bàn, từ đó điều phối nguồn lực và hỗ trợ ra quyết định quản trị chính xác(12), (13).
Như vậy, việc chuyển đổi vai trò của dữ liệu từ "sản phẩm phụ của thủ tục hành chính" trở thành "nguồn lực chiến lược của chính quyền" đại diện cho bước tiến bản chất từ số hóa hành chính sang quản trị dựa trên dữ liệu. Khi dữ liệu được kết nối, chia sẻ và nâng cấp lên cấp độ dự báo, quản trị, chính quyền không chỉ nâng cao tính minh bạch, tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn kiến tạo một nền hành chính phục vụ chủ động, lấy sự hài lòng và sự tiện lợi của người dân, doanh nghiệp làm thước đo giá trị cao nhất.
2.3. Ý nghĩa thực tiễn đối với mô hình tổ chức chính quyền tại tỉnh Quảng Ninh
Đối với tỉnh Quảng Ninh, việc chuyển hóa dữ liệu thành nguồn lực quản trị mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Việc tổ chức hệ thống giải quyết TTHC tập trung kết nối liên thông đa cấp cho phép một bộ dữ liệu đầu vào có thể đồng thời phục vụ đa mục tiêu: vừa giải quyết hồ sơ hành chính, vừa giám sát tiến độ thực thi, đánh giá mức độ hài lòng của người dân và cung cấp thông tin đầu vào cho điều hành kinh tế - xã hội. Do đó, thước đo hiệu quả chuyển đổi số tại Quảng Ninh không chỉ nằm ở tỷ lệ số hóa hồ sơ hay tỷ lệ cung cấp DVCTT đơn thuần, mà phải được đánh giá bằng khả năng tái sử dụng dữ liệu để tạo ra các giá trị phát triển mới.
3. Thực tiễn triển khai số hóa, quản trị dữ liệu và cải cách thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu tại tỉnh Quảng Ninh
Tính đến hết quý II năm 2026, tỉnh Quảng Ninh đã đẩy mạnh thực hiện số hóa và cải cách TTHC gắn liền với quản trị dữ liệu nhằm xây dựng chính quyền số: (i) Về dịch vụ công và giải quyết TTHC, 100% thủ tục đủ điều kiện đã được cung cấp trực tuyến, liên thông dữ liệu không phụ thuộc vào địa giới hành chính. Toàn tỉnh giải quyết 411.741 hồ sơ với tỷ lệ đúng và trước hạn đạt 98,5%. Tại các trung tâm phục vụ hành chính công, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến đạt 98,4% ở cấp tỉnh và 99,1% ở cấp xã.; (ii) Hiệu quả tạo lập và tái sử dụng dữ liệu đạt kết quả nổi bật với tỷ lệ số hóa hồ sơ TTHC đạt 99,9% và trả kết quả điện tử đạt 99,1%. Tỷ lệ tái sử dụng tài liệu đã số hóa đạt 99,6% và thanh toán phí trực tuyến đạt 100%. Công tác số hóa tài liệu lưu trữ khối sở, ngành và địa phương cũng hoàn thành 2.250 mét tài liệu. Dựa trên dữ liệu số, tỉnh đã cắt giảm, thay thế 300 thành phần hồ sơ của 293 TTHC và áp dụng dữ liệu để giải quyết 1.706 TTHC (đạt 77,9%), giúp giảm thiểu việc nộp giấy tờ bản giấy. Đồng thời, tỉnh ban hành 33 quyết định công bố TTHC, thực hiện phân cấp, phân quyền mới 72 thủ tục và đơn giản hóa 179 thủ tục; (iii) Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên ngành được hạ tầng hóa đồng bộ: CSDL Đất đai đã đồng bộ 669.760 thửa đất và đối soát khớp 362.202 dữ liệu dân cư; CSDL Hộ tịch hoàn thành số hóa trên 01 triệu dữ liệu lịch sử. Ngoài ra, 100% trường học áp dụng học bạ số, tạo lập trên 1,4 triệu hồ sơ sức khỏe điện tử (đạt trên 98%), cập nhật 100% dữ liệu tàu cá trên VNFishbase và công bố 44 CSDL dùng chung cùng 63 dữ liệu mở(1).
Tuy nhiên, thực tiễn triển khai số hóa TTHC trên địa bàn tỉnh vẫn còn đối mặt với một số hạn chế, vướng mắc. Hạ tầng kỹ thuật và đường truyền mạng tuy cơ bản đáp ứng yêu cầu vận hành nhưng tại một số địa phương cấp cơ sở, trang thiết bị đầu cuối đạt chuẩn vẫn còn thiếu, tiến độ đầu tư và thay thế thiết bị chưa đồng đều. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống của tỉnh với một số Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành (như hộ tịch điện tử, đất đai, bảo hiểm, lý lịch tư pháp) còn gián đoạn, chưa thể khai thác liên tục hoặc đang phải tiến hành nâng cấp, kết nối lại. Ngoài ra, tỷ lệ phát sinh hồ sơ quá hạn trong giải quyết TTHC tại cấp xã còn khá cao (5.232 hồ sơ) do khối lượng công việc lớn và sự thiếu hụt nhân lực chuyên trách.
Những hạn chế trên xuất phát từ nguyên nhân khách quan do Trung ương chậm hoàn thiện quy trình điện tử chuẩn hóa, hành lang pháp lý cho hồ sơ, chứng cứ số và việc CSDL quốc gia thường xuyên thay đổi phương thức kết nối; cùng nguyên nhân chủ quan từ việc tái cấu trúc quy trình nội bộ chưa triệt để và năng lực quản trị dữ liệu của cán bộ cấp xã còn hạn chế, dẫn đến lúng túng khi thụ lý hồ sơ trực tuyến(1).
3. Một số giải pháp phát huy giá trị dữ liệu số nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại Quảng Ninh
Để giải quyết các "điểm nghẽn" thực tiễn và biến dữ liệu thực sự trở thành nguồn lực, động lực cốt lõi phục vụ người dân, doanh nghiệp, tỉnh Quảng Ninh cần tập trung triển khai các nhóm giải pháp trọng tâm sau:
Một là, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và giải quyết triệt để bài toán kết nối, chia sẻ dữ liệu liên thông. Tỉnh cần ưu tiên nguồn lực đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị công nghệ thông tin và đường truyền cho bộ phận Một cửa cấp xã. Đồng thời, chủ động phối hợp với các Bộ, ngành Trung ương hoàn thiện cổng kết nối, xử lý dứt điểm các sự cố gián đoạn giữa Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh với các Cơ sở dữ liệu quốc gia (đất đai, hộ tịch, bảo hiểm, lý lịch tư pháp) nhằm bảo đảm dòng chảy dữ liệu luôn "đúng, đủ, sạch, sống" và vận hành liên tục.
Hai là, cập nhật các chủ trương mới, học hỏi kinh nghiệm quốc tế về quản trị dữ liệu để tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ. Tỉnh cần chủ động nghiên cứu, ứng dụng các mô hình thành công của các quốc gia tiên phong về chính phủ số (như mô hình chia sẻ dữ liệu một lần - Once-Only Principle của Estonia hay quản trị chính quyền dựa trên dữ liệu của Singapore); đồng thời bám sát các chỉ đạo mới của Trung ương về chuyển đổi số toàn diện (14), (15)(16). Trên cơ sở đó, UBND các cấp kiên quyết loại bỏ việc yêu cầu người dân nộp bản giấy đối với thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia và Kho dữ liệu điện tử cá nhân, chuẩn hóa quy trình xử lý nhằm kiểm soát tiến độ và giảm thiểu hồ sơ trễ hạn.
Ba là, nâng cao năng lực quản trị dữ liệu số và kỹ năng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức. Cần tăng cường các chương trình tập huấn thực hành chuyên sâu về kỹ năng khai thác, xử lý dữ liệu số và ứng phó sự cố kỹ thuật cho công chức cấp xã. Bên cạnh đó, tỉnh cần đưa các chỉ số về chất lượng số hóa hồ sơ, tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu và mức độ hài lòng của người dân thành tiêu chí cứng trong đánh giá, xếp loại thi đua, khen thưởng hằng năm của từng đơn vị, cá nhân.
Bốn là, phát huy vai trò xung kích của lực lượng đoàn viên, thanh niên và Tổ công nghệ số cộng đồng trong hỗ trợ người dân khai thác tiện ích số. Các cấp bộ Đoàn cần nhân rộng các mô hình "bắt tay chỉ việc", trực tiếp hướng dẫn người dân tự nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến và sử dụng Kho dữ liệu điện tử công dân. Việc đẩy mạnh tuyên truyền trực quan trên các nền tảng số của Thanh niên sẽ góp phần làm thay đổi thói quen cộng đồng, chuyển đổi từ tư duy "làm thay" sang đồng hành, giúp người dân chủ động thụ hưởng các tiện ích do dữ liệu số mang lại.
Kết luận
Quá trình số hóa TTHC tại Quảng Ninh đang từng bước chuyển từ "số hóa hồ sơ" sang "kiến tạo và khai thác dữ liệu", trong đó dữ liệu không chỉ phục vụ giải quyết một TTHC mà ngày càng trở thành nguồn lực cho quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công. Việc chuẩn hóa, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu, gắn với nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ, sẽ tạo nền tảng để đổi mới phương thức quản trị và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Trong không gian phát triển mới của thành phố Quảng Ninh trực thuộc Trung ương, kiến tạo dữ liệu cần được xác định là một nhiệm vụ quan trọng của quá trình xây dựng nền quản trị hiện đại. Từ dữ liệu đến quản trị, từ quản trị đến phục vụ, đây sẽ là hướng đi góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền, tạo dựng nền hành chính minh bạch, hiệu quả và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm./.
ThS. Phan Thị Hải Yến - Trưởng khoa Nhà nước và pháp luật
Trường Chính trị Vũ Văn Hiếu tỉnh Quảng Ninh
Chú thích tài liệu tham khảo:
European Commission (2018), eGovernment in Estonia, Interoperable Europe/European Commission, Brussels, pp. 9-11, 22-26, 27-31. European Commission (2022), Once-Only Technical System (OOTS) and eIDAS Interoperability Framework, European Commission, Brussels.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Quảng Ninh (2026), Báo cáo số 305/BC-SKHCN ngày 11/7/2026 về kết quả triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia 06 tháng đầu năm, phương hướng, nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2026.
2. OECD (2020), The OECD Digital Government Policy Framework: Six Dimensions of a Digital Government, OECD Publishing, Paris.
3. World Bank (2022), GovTech Maturity Index 2022 Update, World Bank, Washington, D.C.
4. Digital Government Blueprint (updated as of Dec 2020): A Singapore Government that is Digital to the Core, and Serves with Heart
5. European Commission (2018), eGovernment in Estonia, Interoperable Europe/European Commission, Brussels, pp. 9-11, 22-26, 27-31.
6. European Commission (2022), Once-Only Technical System (OOTS) and eIDAS Interoperability Framework, European Commission, Brussels.
Phan Thị Hải Yến - Trưởng khoa Nhà nước và pháp luật, Trường Chính trị Vũ Văn Hiếu tỉnh Quảng Ninh.