Từ khóa: quản trị dữ liệu; nhà trường thông minh; chuyển đổi số; Trường Sĩ quan Thông tin.
Mở đầu
Phát huy truyền thống 75 năm của Trường Sĩ quan Thông tin đòi hỏi cụ thể hóa tinh thần "Chủ động, sáng tạo", "Làm chủ kỹ thuật", "Dạy tốt, học tốt" thành năng lực đổi mới giáo dục, đào tạo. Trong môi trường số, yêu cầu này gắn với khả năng tổ chức, liên thông, khai thác và bảo vệ dữ liệu phục vụ chỉ huy, điều hành và nâng cao chất lượng đào tạo. Số hóa hồ sơ và tự động hóa từng nghiệp vụ là những bước cần thiết, nhưng chưa đủ để đổi mới phương thức quản trị nhà trường.
Nghị quyết số 57-NQ/TW nhấn mạnh yêu cầu khai thác tiềm năng dữ liệu [1]; Quyết định số 131/QĐ-TTg định hướng phát triển quản trị nhà trường dựa trên dữ liệu và công nghệ số [2]. Trên cơ sở phân tích, tổng hợp tài liệu, bài viết xem xét các yêu cầu quản trị dữ liệu và đề xuất giải pháp vận dụng tại Trường Sĩ quan Thông tin. Các nhận định mang tính phân tích và định hướng, chưa phải kết quả khảo sát thực trạng quản trị dữ liệu của Nhà trường.
1. Nội hàm và vai trò của quản trị dữ liệu trong nhà trường thông minh.
Quản trị dữ liệu trong nhà trường thông minh là tổng thể các nguyên tắc, cơ cấu tổ chức, quy trình và cơ chế trách nhiệm nhằm bảo đảm dữ liệu được tạo lập, lưu trữ, chia sẻ, khai thác và bảo vệ thống nhất trong toàn bộ vòng đời. Phạm vi quản trị bao gồm dữ liệu người học, giảng viên, chương trình đào tạo, học liệu, khảo thí, nghiên cứu khoa học, tài sản và các dữ liệu phục vụ điều hành. Quản trị dữ liệu xác lập thẩm quyền, trách nhiệm, yêu cầu chất lượng và mục đích sử dụng; qua đó định hướng, kiểm soát các hoạt động quản lý dữ liệu về mặt kỹ thuật.
Khoản 1 Điều 6 Luật Dữ liệu xác định "Dữ liệu là tài nguyên" [3]. Trong nhà trường, giá trị của nguồn lực này được thể hiện ở khả năng cung cấp bằng chứng tin cậy cho quản lý đào tạo, hỗ trợ người học và phân bổ nguồn lực. OECD chỉ ra rằng thiếu khả năng liên thông làm tăng việc nhập lại dữ liệu, chi phí xử lý và nguy cơ sai sót [4, Chương 11]. Vì vậy, hiệu quả quản trị dữ liệu cần được đánh giá bằng chất lượng và mức độ sử dụng dữ liệu trong cải tiến hoạt động, thay vì chỉ dựa vào số lượng hồ sơ đã số hóa.
Có thể khái quát bốn nhóm nhiệm vụ: quản trị danh mục dữ liệu lõi; quản trị chất lượng; quản trị truy cập và chia sẻ; quản trị khai thác, phân tích và kiểm soát rủi ro. Các nhiệm vụ này gắn bó chặt chẽ: chuẩn định danh tạo điều kiện liên thông; phân quyền kiểm soát truy cập; kiểm tra chất lượng bảo đảm độ tin cậy; cơ chế trách nhiệm xác định chủ thể xử lý sai lệch. Đối với nhà trường quân đội, yêu cầu bảo mật, kỷ luật và thẩm quyền sử dụng phải được xác định ngay từ khi thiết kế hệ thống.
Ở Trường Sĩ quan Thông tin, phát huy truyền thống "Làm chủ kỹ thuật" trong quản trị dữ liệu cần được cụ thể hóa thành năng lực làm chủ quy trình, tiêu chuẩn và công cụ xử lý dữ liệu. Tinh thần "Đoàn kết, kỷ luật" thể hiện ở phối hợp giữa các cơ quan, khoa, đơn vị và chấp hành quy định cập nhật, chia sẻ, bảo vệ dữ liệu. Hiệu quả cuối cùng phải được thể hiện ở việc hỗ trợ giảng viên cải tiến giảng dạy, giúp học viên học tập tốt hơn và nâng cao chất lượng quyết định quản lý.
2. Những vấn đề đặt ra đối với quản trị dữ liệu nhà trường.
Theo thông tin Bộ Giáo dục và Đào tạo công bố tại hội thảo ngày 07/12/2024, Hệ thống cơ sở dữ liệu về giáo dục đại học (HEMIS) đã số hóa dữ liệu khoảng 470 cơ sở giáo dục đại học, trên 25.000 chương trình đào tạo, trên 100.000 hồ sơ cán bộ và gần 3 triệu hồ sơ người học [5]. Đây là tiền đề cho kết nối, khai thác dữ liệu, nhưng quy mô số hóa chưa phản ánh đầy đủ chất lượng và hiệu quả sử dụng. Từ yêu cầu quản trị và đặc thù nhà trường quân đội, cần chú trọng các vấn đề sau.
Trước hết, sự thống nhất của dữ liệu phụ thuộc vào chuẩn dùng chung và trách nhiệm quản lý. Khi dữ liệu được tổ chức riêng theo nghiệp vụ hoặc nhà cung cấp phần mềm, cùng một thông tin có thể phải nhập nhiều lần; mã định danh và quy tắc đối soát khó được áp dụng nhất quán. Nếu thiếu đơn vị chịu trách nhiệm về từng nhóm dữ liệu, các lỗi trùng lặp, thiếu thông tin hoặc chậm cập nhật sẽ khó được khắc phục kịp thời. Chất lượng dữ liệu vì vậy phải được kiểm tra thường xuyên và gắn với trách nhiệm cụ thể.
Tiếp đó, cần thu hẹp khoảng cách giữa lưu trữ và sử dụng dữ liệu. Báo cáo của OECD cho thấy nhiều hệ thống thông tin người học vẫn chủ yếu phục vụ thống kê, trong khi khả năng kết nối và cung cấp thông tin hỗ trợ quyết định còn hạn chế [4, Chương 1]. Nhận định này gợi mở hướng xem xét tại các cơ sở giáo dục Việt Nam. Việc kết nối dữ liệu điểm, chuyên cần, học liệu và khảo sát học phần cần hướng tới phát hiện nhu cầu hỗ trợ học tập, cải tiến môn học và sử dụng hiệu quả nguồn lực; đồng thời phải kiểm chứng các kết luận rút ra từ dữ liệu.
Bảo vệ dữ liệu là yêu cầu xuyên suốt. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, đặt ra yêu cầu rà soát quy trình xử lý và trách nhiệm bảo vệ dữ liệu trong nhà trường [6], [7]. Quyết định số 2439/QĐ-TTg xác lập khung kiến trúc và quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia [8]. Việc vận dụng cần phù hợp thẩm quyền và đặc thù quân đội; không đồng nhất liên thông với mở rộng quyền truy cập, hoặc tập trung dữ liệu với cho phép khai thác không giới hạn.
Cuối cùng, công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi được gắn với năng lực và văn hóa sử dụng dữ liệu. Nhập liệu đúng chuẩn, cập nhật đúng hạn, kiểm tra sai lệch và sử dụng bằng chứng trong giao ban, đánh giá chương trình phải trở thành trách nhiệm thường xuyên. Thiếu cơ chế phối hợp và phản hồi, dữ liệu có thể được thu thập nhiều nhưng ít được sử dụng. Do đó, cần đồng thời hoàn thiện quy chế, bồi dưỡng đội ngũ và đánh giá hiệu quả khai thác.
3. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị dữ liệu tại Trường Sĩ quan Thông tin.
Một là, hoàn thiện quy chế và phân định trách nhiệm quản trị dữ liệu.
Nhà trường cần xác định danh mục dữ liệu lõi và giao đơn vị chủ trì từng nhóm dữ liệu về đào tạo, học viên, giảng viên, khảo thí, nghiên cứu khoa học, học liệu, trang thiết bị và điều hành. Quy chế phải làm rõ người chịu trách nhiệm về chất lượng; quy trình tạo lập, cập nhật, kiểm tra, chia sẻ; thời hạn lưu trữ; điều kiện hủy dữ liệu và thẩm quyền khai thác. Lãnh đạo Nhà trường chỉ đạo thống nhất, các cơ quan, khoa, đơn vị chịu trách nhiệm nghiệp vụ, bộ phận công nghệ thông tin bảo đảm kỹ thuật. Mỗi sai lệch phải có đầu mối tiếp nhận, thời hạn xử lý và khả năng truy vết.
Hai là, chuẩn hóa dữ liệu và kết nối các hệ thống theo lộ trình được phê duyệt.
Ưu tiên thống nhất mã định danh học viên, giảng viên, lớp, khóa, học phần, chương trình đào tạo và học liệu; xây dựng từ điển dữ liệu để các đơn vị thống nhất cách hiểu, cách nhập và cách sử dụng. Việc kết nối nên bắt đầu từ quản lý đào tạo, khảo thí, thư viện số và quản lý học viên, sau đó mở rộng theo nhu cầu, thẩm quyền và điều kiện bảo đảm. Mỗi trường thông tin cần có nguồn cập nhật chính thức và quy tắc đối soát, hạn chế nhập lại, tổng hợp thủ công. Liên thông phải phục vụ nhiệm vụ cụ thể và tuân thủ phạm vi bảo mật.
Ba là, khai thác dữ liệu phục vụ "Dạy tốt, học tốt" và bảo đảm chất lượng.
Nhà trường cần ưu tiên các chỉ báo về tiến độ chương trình, kết quả học tập, rèn luyện, khảo thí, sử dụng học liệu và trang thiết bị dạy học. Bảng điều khiển quản trị phải giúp nhận diện học viên cần hỗ trợ, học phần có kết quả bất thường và nguồn lực sử dụng chưa hiệu quả. Giảng viên, cán bộ quản lý đối chiếu cảnh báo với điều kiện học tập, tổ chức dạy học và đánh giá thực tế trước khi đề xuất biện pháp. Kết quả phân tích hỗ trợ quyết định, không thay thế trách nhiệm của người quản lý; minh chứng phải truy vết được và chỉ được công khai trong phạm vi cho phép.
Bốn là, bảo đảm an toàn, bảo mật trong toàn bộ vòng đời dữ liệu.
Phân quyền theo chức trách, nhiệm vụ và nguyên tắc chỉ cấp quyền cần thiết; ghi nhật ký truy cập, thao tác; mã hóa, sao lưu và kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu quan trọng. Dữ liệu phục vụ nghiên cứu, khảo sát cần được giảm khả năng nhận diện cá nhân khi không cần thiết, đồng thời kiểm soát nguy cơ tái nhận diện. Thông tin thuộc phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật quân sự và dữ liệu cá nhân phải được phân loại, xử lý đúng thẩm quyền. Kiểm soát chặt việc chia sẻ với nền tảng bên ngoài, kể cả công cụ trí tuệ nhân tạo; duy trì quy trình phát hiện, báo cáo và xử lý sự cố theo quy định.
Năm là, bồi dưỡng năng lực và xây dựng văn hóa dữ liệu trong toàn trường.
Có thể kiện toàn đầu mối quản trị dữ liệu với sự tham gia của cơ quan đào tạo, khảo thí và bảo đảm chất lượng, khoa giáo viên, đơn vị quản lý học viên và bộ phận công nghệ thông tin. Nội dung bồi dưỡng cần sát vị trí công tác: nhập và kiểm tra dữ liệu đối với người cập nhật; đọc hiểu, phân tích và sử dụng bằng chứng đối với giảng viên, cán bộ quản lý; bảo vệ dữ liệu đối với mọi chủ thể. Gắn tinh thần "Chủ động, sáng tạo" với đề xuất cải tiến, "Đoàn kết, kỷ luật" với phối hợp và chấp hành quy trình, khuyến khích phát hiện, sửa sai lệch kịp thời.
Sáu là, triển khai theo mức độ sẵn sàng và đánh giá bằng kết quả cụ thể.
Lộ trình gồm ba bước: kiểm kê, phân loại, chuẩn hóa dữ liệu và hoàn thiện quy chế; kết nối các hệ thống cốt lõi, xây dựng kho dữ liệu dùng chung theo phân quyền; từng bước ứng dụng phân tích dự báo và trí tuệ nhân tạo khi chất lượng dữ liệu, năng lực vận hành và khả năng kiểm soát rủi ro đáp ứng yêu cầu. Nên thí điểm ở một quy trình có phạm vi rõ, chẳng hạn tổng hợp kết quả học phần, đánh giá trước khi nhân rộng. Việc lựa chọn công nghệ phải dựa vào nhu cầu thực tế, khả năng bảo đảm nguồn lực và điều kiện an toàn thông tin.
Hiệu quả triển khai có thể theo dõi qua tỷ lệ hồ sơ trùng lặp hoặc thiếu thông tin, tỷ lệ cập nhật đúng hạn, thời gian tổng hợp báo cáo và khả năng truy vết nguồn dữ liệu. Mỗi chỉ báo cần xác định cách tính, nguồn đo, kỳ đánh giá và đơn vị chịu trách nhiệm; so sánh với mức ban đầu của quy trình thí điểm. Cách làm này giúp kiểm chứng mức độ cải thiện, điều chỉnh giải pháp và phân bổ nguồn lực phù hợp, tránh đánh giá chuyển đổi số chỉ bằng số lượng phần mềm được trang bị.
Kết luận.
Nâng cao hiệu quả quản trị dữ liệu là điều kiện kết nối đầu tư công nghệ với đổi mới quản trị và cải tiến chất lượng giáo dục, đào tạo. Đối với Trường Sĩ quan Thông tin, nhiệm vụ này cần tập trung vào quy chế thống nhất, dữ liệu tin cậy, khai thác có mục đích, bảo mật và trách nhiệm của từng chủ thể. Các giải pháp phải được triển khai theo lộ trình phù hợp, có thí điểm và đánh giá bằng kết quả cụ thể. Đó là cách thiết thực phát huy giá trị truyền thống 75 năm, gắn "Làm chủ kỹ thuật" với "Dạy tốt, học tốt" trong xây dựng nhà trường thông minh.
Tài liệu tham khảo.
[3]. Quốc hội (2024), Luật Dữ liệu, số 60/2024/QH15 ngày 30/11/2024, Hà Nội.
[6]. Quốc hội (2025), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, số 91/2025/QH15 ngày 26/6/2025, Hà Nội.
Thượng tá, TS Nguyễn Hữu Hồi
Giảng viên Bộ môn Kinh tế chính trị học Mác - Lênin, Khoa KHXH&NV, Trường Sĩ quan Thông tin