Trong hành trình xây dựng và phát triển của Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam, công tác văn phòng luôn gắn liền với việc tổ chức bộ máy, chăm lo đội ngũ và bảo đảm các điều kiện phục vụ đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học. Từ những bộ phận hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ ban đầu đến mô hình Văn phòng hiện nay là quá trình kế thừa kinh nghiệm, điều chỉnh tổ chức và mở rộng trách nhiệm tham mưu. Hướng tới kỷ niệm 70 năm thành lập Học viện, nhìn lại chặng đường ấy cũng là dịp xác định rõ hơn trách nhiệm của Văn phòng trong việc xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, sử dụng hiệu quả nguồn lực và phục vụ chiến lược phát triển của Học viện.
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Ngay từ khi nhà trường ra đời, bộ phận hành chính, tổ chức hình thành phục vụ các lớp ngắn hạn từ 1 đến 9 tháng bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Đoàn, Đội. Trải qua các thời kỳ đổi tên thành Trường Đoàn Trung ương (1970), Trường Đoàn cao cấp (1982) và Trường Cán bộ Thanh thiếu niên Trung ương (1991), công tác văn phòng chủ yếu tập trung bảo đảm hậu cần, quản lý lớp học, văn thư, phục vụ đào tạo trung cấp lý luận chính trị và hệ đại học 4 năm đầu tiên. Bộ phận tài vụ và quản lý cơ sở vật chất thời kỳ này nằm gọn trong cơ cấu của Phòng Hành chính. Trong điều kiện còn nhiều khó khăn, công tác hành chính và phục vụ giữ vai trò duy trì hoạt động thường xuyên, bảo đảm nơi làm việc, học tập, sinh hoạt và các nhu cầu thiết yếu của cán bộ, học viên. Cùng với sự phát triển của nhà trường, các nhiệm vụ từng bước được chuyên môn hóa, đặt cơ sở cho sự hình thành những đơn vị phụ trách tổ chức, hành chính, quản trị và tài chính trong các giai đoạn tiếp theo.
Tập thể cán bộ Văn phòng Học viện
Trước năm 1997, bộ phận tài vụ thuộc Phòng Hành chính; công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng được thực hiện trong cơ cấu của phòng. Tháng 3/1997, Phòng Tài vụ được tách thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám đốc. Cũng trong năm 1997, bộ phận quản trị được tổ chức thành Phòng Quản trị độc lập. Việc phân định các lĩnh vực công tác tạo điều kiện nâng cao tính chuyên sâu, đáp ứng yêu cầu quản lý khi quy mô và phạm vi hoạt động của Học viện ngày càng mở rộng.
Tháng 01/2001, Văn phòng Học viện được thành lập với ba phòng trực thuộc là Hành chính, Quản trị và Tài vụ. Mô hình này tập hợp các hoạt động phục vụ, bảo đảm điều kiện và quản lý nguồn lực trong một đầu mối chung. Những công việc từ chuẩn bị chương trình, xử lý văn bản đến bố trí cơ sở vật chất, bảo đảm kinh phí có quan hệ chặt chẽ, đòi hỏi sự phối hợp thường xuyên để phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành và nhiệm vụ chuyên môn của Học viện.
Năm 2011 đánh dấu một bước điều chỉnh tổ chức. Tháng 8/2011, Phòng Tổ chức - Hành chính được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Học viện với bộ phận tổ chức tách từ Phòng Quản lý Đào tạo - Tổ chức. Phòng Quản trị được tổ chức lại thành đơn vị độc lập trực thuộc Học viện. Tháng 9/2011, Phòng Kế hoạch - Tài vụ được thành lập trên cơ sở tách bộ phận tài vụ khỏi Văn phòng. Ba lĩnh vực tiếp tục phát triển theo yêu cầu chuyên môn, đồng thời duy trì sự phối hợp phục vụ nhiệm vụ chung.
Ngày 26/02/2025, Giám đốc Học viện ban hành Quyết định số 112/QĐ-HVTTNVN về việc hợp nhất Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Quản trị và Phòng Kế hoạch - Tài vụ thành Văn phòng Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam. Việc hợp nhất đặt ra yêu cầu gắn kết công tác tổ chức, điều hành với quản lý cơ sở vật chất và tài chính, đồng thời phát huy kinh nghiệm chuyên môn của từng đơn vị tiền thân.
Lịch sử Văn phòng vì vậy được tiếp nối từ quá trình phát triển của các bộ phận, các phòng qua nhiều thời kỳ. Mỗi lần điều chỉnh tổ chức đều gắn với yêu cầu nhiệm vụ của Học viện. Giá trị được kế thừa là tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy và khả năng phối hợp để bảo đảm hiệu quả công việc chung. Đây là nền tảng quan trọng để Văn phòng ổn định mô hình hoạt động, nâng cao chất lượng tham mưu và đáp ứng những yêu cầu mới.
2. Chức năng tổ chức và những đóng góp của Văn phòng
Văn phòng có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc về chỉ đạo, điều hành; theo dõi, tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch; tham mưu công tác tổ chức cán bộ, hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tài chính, kế toán và công tác Đảng. Phạm vi đó thể hiện vai trò kết nối giữa chủ trương lãnh đạo với điều kiện tổ chức thực hiện. Chất lượng công tác Văn phòng tác động trực tiếp đến tiến độ xử lý công việc, sự phối hợp giữa các đơn vị và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Hiện nay, Văn phòng tổ chức thực hiện nhiệm vụ thông qua ba bộ phận chuyên môn với tổng số 32 người, gồm: Bộ phận Tổ chức - Hành chính có 11 người, Bộ phận Kế hoạch - Tài vụ có 06 người và Bộ phận Quản trị có 15 người. Các bộ phận đảm nhiệm những lĩnh vực công tác chuyên sâu, đồng thời phối hợp chặt chẽ trong tham mưu, tổng hợp và bảo đảm các điều kiện phục vụ hoạt động của Học viện; công tác Đảng được thực hiện theo phân công.
Lãnh đạo hiện nay của Văn phòng gồm 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng. Đồng chí Nguyễn Trung Tâm giữ chức vụ Chánh Văn phòng; các đồng chí Phạm Hoàng Hải, Đặng Đức Minh và Đặng Thị Nam Phương giữ chức vụ Phó Chánh Văn phòng. Tập thể lãnh đạo cùng đội ngũ viên chức, người lao động phối hợp thực hiện nhiệm vụ, phát huy trách nhiệm của từng vị trí công tác, gắn công tác chuyên môn với công tác xây dựng Đảng và xây dựng đơn vị.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, với trách nhiệm điều hành của Chánh Văn phòng và sự phân công cụ thể đối với từng vị trí. Trong một đơn vị có nhiều lĩnh vực chuyên môn, hiệu quả phụ thuộc vào sự rõ ràng về trách nhiệm và khả năng hỗ trợ lẫn nhau. Cán bộ tổng hợp cần nắm tiến độ nhiệm vụ; cán bộ tổ chức cần hiểu yêu cầu nhân lực; bộ phận quản trị và tài vụ cần phối hợp để bảo đảm điều kiện thực hiện. Sự liên thông này giúp hạn chế chậm trễ và nâng cao chất lượng phục vụ.
Trong công tác tổ chức cán bộ, Văn phòng tham mưu kiện toàn bộ máy, xây dựng vị trí việc làm, phát triển đội ngũ, thực hiện quy trình nhân sự và chế độ, chính sách. Những nhiệm vụ ấy góp phần bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của các khoa, phòng, trung tâm và các đơn vị thuộc Học viện. Việc quản lý hồ sơ, theo dõi hợp đồng, phối hợp đánh giá và giải quyết quyền lợi cho viên chức, người lao động đòi hỏi sự chính xác, thận trọng, qua đó tạo điều kiện để đội ngũ yên tâm công tác.
Đối với hành chính, tổng hợp, Văn phòng đảm nhiệm việc xây dựng chương trình, lịch công tác, chuẩn bị nội dung họp, dự thảo kết luận và tổng hợp báo cáo. Yêu cầu xác định nội dung công việc, tiến độ, người thực hiện, sản phẩm và dự toán giúp gắn kế hoạch chuyên môn với điều kiện triển khai, tạo cơ sở theo dõi và đánh giá kết quả.
Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm luồng thông tin phục vụ điều hành và lưu giữ hồ sơ hoạt động của Học viện. Việc duy trì theo dõi các hệ thống văn bản điện tử, quản lý con dấu, kiểm tra thể thức và lưu trữ hồ sơ góp phần giữ nền nếp hành chính, bảo đảm khả năng tra cứu và xác định trách nhiệm khi cần thiết.
Trong công tác quản trị, các thế hệ cán bộ, người lao động đã đảm nhiệm những công việc thiết thực: quản lý, bảo trì cơ sở vật chất; mua sắm, cấp phát trang thiết bị; phục vụ giảng đường; giữ gìn môi trường; bảo vệ an ninh, trật tự; bố trí chỗ ở nội trú và chăm sóc sức khỏe. Những đóng góp này tạo điều kiện để các hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu diễn ra ổn định. Từ phòng học, nguồn điện, nước đến không gian làm việc, mỗi điều kiện được bảo đảm đều gắn với công sức của đội ngũ phục vụ.
Sinh hoạt Chi bộ Văn phòng ở 48 hàng Ngang
Tư liệu lịch sử ghi nhận hai cán bộ Phòng Quản trị được tặng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ; nhiều đồng chí được tặng Huy hiệu, Kỷ niệm chương "Vì thế hệ trẻ" và các hình thức khen thưởng của Trung ương Đoàn, ngành Giáo dục, tổ chức Công đoàn, Công an thành phố Hà Nội. Đây là thành tích của đơn vị tiền thân, thể hiện sự ghi nhận đối với những đóng góp bền bỉ trong công tác phục vụ. Truyền thống ấy cần tiếp tục được phát huy trong mô hình Văn phòng hiện nay.
Về tài chính, kế toán, Phòng Kế hoạch - Tài vụ trước đây và bộ phận chuyên môn hiện nay giữ vai trò tham mưu cân đối, phân bổ và sử dụng nguồn lực. Từ lập dự toán, hướng dẫn thanh quyết toán đến quản lý nguồn thu, chi trả chế độ và lưu trữ chứng từ, từng khâu đều liên quan đến khả năng duy trì hoạt động của Học viện. Theo tư liệu lịch sử, đơn vị đã đề xuất các biện pháp quản lý tài chính, tài sản tiết kiệm, hiệu quả, góp phần ổn định tài chính và từng bước cải thiện đời sống cán bộ, viên chức, người lao động.
Những nỗ lực đổi mới hạch toán kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin và phối hợp đầu tư cơ sở vật chất đã đóng góp vào quá trình cải thiện điều kiện giảng dạy, học tập. Trong mô hình hợp nhất, mối liên hệ giữa kế hoạch công tác, nhu cầu mua sắm, quản lý tài sản và dự toán kinh phí càng cần được thực hiện chặt chẽ. Giá trị của công tác tài vụ thể hiện ở việc cung cấp thông tin chính xác để lãnh đạo lựa chọn phương án phù hợp, bảo đảm nguồn lực phục vụ các nhiệm vụ ưu tiên.
Đối với công tác Đảng, Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu, Đảng vụ, văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ đảng viên theo phân công, chỉ đạo của cấp ủy. Những công việc này góp phần bảo đảm thông tin, tài liệu và nền nếp nghiệp vụ phục vụ hoạt động lãnh đạo của Đảng ủy.
Tập thể cán bộ Văn phòng Học viện
3 Định hướng nhiệm vụ trong bối cảnh mới
Chiến lược phát triển Học viện đến năm 2030, tầm nhìn 2045 được ban hành theo Nghị quyết số 21/NQ-HĐHV ngày 15/8/2023, hướng đến nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học. Các giá trị cốt lõi được xác định là "Chất lượng - Tiên phong - Sáng tạo". Để góp phần thực hiện định hướng chung đó, Văn phòng cần tập trung đổi mới phương thức tham mưu, hoàn thiện tổ chức công việc và nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực, tạo điều kiện để các mục tiêu phát triển được cụ thể hóa trong hoạt động hằng năm. Trong đó, cần tập trung thực hiện một số trọng tâm sau:
Một là, cần nâng chất lượng tham mưu tổng hợp theo hướng chủ động dự báo và đề xuất phương án. Báo cáo tham mưu không chỉ dừng lại ở liệt kê sự việc mà phải chỉ rõ tiến độ, nguyên nhân điểm nghẽn và đưa ra phương án khả thi để Ban Giám đốc quyết định. Xây dựng công cụ theo dõi nhiệm vụ trực tuyến trên cơ sở chương trình công tác hằng năm.
Hai là, tiếp tục hoàn thiện cơ chế phối hợp sau hợp nhất. Rà soát các quy trình có sự tham gia của nhiều bộ phận. Một đầu mối xử lý phải liên kết đồng thời nhu cầu chuyên môn, hiện trạng cơ sở vật chất và khả năng cân đối tài chính, xóa bỏ triệt để hiện tượng luân chuyển hồ sơ kéo dài.
Ba là, tham mưu phát triển đội ngũ gắn với vị trí việc làm và yêu cầu của từng lĩnh vực. Cần cập nhật dữ liệu nhân sự, dự báo nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng; quan tâm năng lực tham mưu, kỹ năng số và khả năng phối hợp, tham mưu chính sách thu hút chuyên gia đầu ngành, Giáo sư, Tiến sĩ về công tá và gắn bó với Học viện. Đối với đội ngũ Văn phòng, việc hướng dẫn nghiệp vụ và chia sẻ kinh nghiệm cần được tổ chức thường xuyên để bảo đảm tính kế thừa. Đánh giá viên chức, người lao động phải gắn với chất lượng sản phẩm, tiến độ và tinh thần trách nhiệm trong phục vụ, xây dựng đánh giá nhân sự theo KPI.
Bốn là, đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện các quy trình văn phòng. Ưu tiên số hóa 100% hồ sơ nhân sự, hồ sơ lưu trữ, hệ thống quản lý văn bản, tài sản công và thông tin tài chính. Xây dựng nền tảng dữ liệu dùng chung, tăng cường an toàn, bảo mật thông tin, phục vụ hiệu quả mô hình đại học thông minh.
Năm là, đổi mới quản trị tài sản và tài chính theo chuẩn hiệu quả kinh tế. Chủ động tham mưu khai thác tài sản công hiệu quả theo đúng quy định; khai thác tối đa công năng của giảng đường, ký túc xá; đồng thời tăng cường phân tích chi phí, thực hiện tự chủ tài chính vững chắc theo đúng Chiến lược phát triển đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thứ sáu, nâng cao chất lượng phục vụ công tác Đảng và xây dựng văn hóa công vụ. Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức Văn phòng có tác phong làm việc chuẩn mực, tận tụy, tôn trọng kỷ cương sư phạm, lan tỏa giá trị cốt lõi "Chất lượng - Tiên phong - Sáng tạo" của Học viện.
Nhìn lại chặng đường 70 năm lịch sử (1956 - 2026), mỗi bước tiến của Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đều in đậm dấu ấn cống hiến thầm lặng của các thế hệ cán bộ, viên chức làm công tác hành chính, tổ chức, quản trị và tài vụ. Mô hình Văn phòng Học viện hiện nay là kết tinh của sự kế thừa truyền thống và tư duy đổi mới quản trị đại học hiện đại. Với bộ máy tinh gọn, cơ chế làm việc thông suốt và tinh thần trách nhiệm cao, Văn phòng Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam quyết tâm tiếp tục giữ vững vai trò mạch máu thông suốt, nâng tầm chất lượng tham mưu, góp phần đưa Học viện vững bước trên con đường trở thành cơ sở giáo dục đại học uy tín, hàng đầu của cả nước.
------------------
Ths Nguyễn Trung Tâm, Chánh Văn phòng Học viện, Giám đốc TT Thông tin – Thư viện