Với những gia đình kinh doanh tự do, tiền bạc thường xoay vòng liên tục, hôm nay thu tiền bán hàng, ngày mai lại nhập hàng mới. Doanh thu có thể khá lớn nhưng nếu không hạch toán rõ ràng, rất khó biết thực tế mình kiếm được bao nhiêu. Nhiều người vẫn chi tiêu thoải mái vì nghĩ hàng hóa còn trong kho thì tiền vẫn chưa mất đi. Chỉ đến khi cần một khoản lớn, họ mới nhận ra mình gần như chẳng có gì trong tay.
Kiếm được tiền nhưng giữ chẳng được bao nhiêu
Vợ chồng anh Nam chị Yến cùng kinh doanh tự do, có cửa hàng buôn bán riêng và cũng đang rơi vào vòng xoáy "tiền lãi nằm hết trong hàng hóa", tiền bán hàng lại được dùng để nhập hàng mới, cứ thế xoay vòng liên tục. Có những lúc hàng hóa chất đầy cửa hàng, khách ra vào đều đặn. Chị Yến cảm thấy việc làm ăn rất tốt nhưng khi nhìn lại số tiền dư ra được lại chẳng có bao nhiêu. Chị Yến chia sẻ: "Tôi cứ tưởng lãi được nhiều lắm vì đông khách thế mà. Thấy có tiền là tôi mua sắm, ăn uống thoải mái, bởi nghĩ hai vợ chồng vẫn đang làm ra tiền, không cần phải quá chắt bóp.
Ảnh minh họa
Gần đây, chồng tôi muốn xây lại cửa hàng cho rộng rãi, khang trang hơn. Anh cho rằng mặt bằng đẹp sẽ giúp thu hút khách và phát triển việc kinh doanh. Tôi cũng muốn cửa hàng tốt lên, nhưng khi bắt đầu tính toán chi phí, cả hai mới giật mình vì số tiền tiết kiệm chẳng đáng là bao.
Phần lớn vốn liếng vẫn nằm trong hàng hóa. Có những mặt hàng anh Nam nhập theo xu hướng, lúc đầu nghĩ sẽ bán chạy nhưng cuối cùng nằm trên kệ mấy tháng chưa hết. Muốn thu hồi vốn cũng phải chờ, còn nếu giảm giá thì lợi nhuận chẳng được bao nhiêu.
Anh Nam trách tôi không biết vun vén, có bao nhiêu tiêu bấy nhiêu. Tôi lại cho rằng anh mới là người thích làm lớn, cứ thấy hàng gì đang thịnh hành là nhập về, chẳng quan tâm hàng cũ còn tồn bao nhiêu. Tôi từng khuyên anh giữ lại một khoản tiền phòng thân nhưng anh không mấy để tâm.
Hai vợ chồng cứ thế trách móc nhau, trong khi chẳng ai thực sự biết tình hình tài chính của gia đình đang ở mức nào. Điều khiến tôi lo lắng là chúng tôi đã buôn bán nhiều năm, tiền ra tiền vào liên tục nhưng đến lúc cần đầu tư một khoản lớn, lại không biết mình có đủ khả năng hay không".
Muốn làm lớn phải biết giữ tiền
Trường hợp của vợ chồng Yến khá phổ biến ở những gia đình kinh doanh tự do. Doanh thu đều đặn không đồng nghĩa với lợi nhuận cao, hàng hóa đầy kho cũng không có nghĩa là có sẵn tiền mặt. Nếu không quản lý dòng tiền, gia đình rất dễ rơi vào cảnh buôn bán nhiều năm mà vẫn thiếu tiền tiết kiệm. Dưới đây là một số giải pháp cho tình huống của anh Nam và chị Yến.
Ảnh minh họa
1. Hạch toán rõ ràng trước khi quyết định đầu tư
Hai người cần kiểm kê hàng tồn, xác định giá vốn, doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế trong 3 đến 6 tháng gần nhất. Đặc biệt, cần phân biệt hàng bán chạy với hàng tồn lâu để biết vốn đang nằm ở đâu.
Hai vợ chồng cũng nên tách tiền kinh doanh khỏi tiền sinh hoạt gia đình. Mỗi tháng cần thống nhất khoản chi tiêu cố định, tránh lấy tiền bán hàng vừa thu được để mua sắm hoặc nhập hàng theo cảm tính.
2. Hạn chế nhập hàng theo xu hướng, ưu tiên thu hồi vốn
Nam nên nhập thử số lượng nhỏ với những mặt hàng mới, chỉ tăng số lượng khi có nhu cầu thực tế. Với hàng tồn lâu, hai vợ chồng cần tính phương án khuyến mại hoặc giảm giá hợp lý để thu hồi vốn.
Không nên tiếp tục nhập hàng chỉ vì thấy tài khoản còn tiền. Khoản tiền ấy có thể vẫn cần dùng để duy trì hoạt động cửa hàng, chứ chưa chắc đã là lợi nhuận có thể sử dụng.
3. Xây quỹ dự phòng rồi mới tính chuyện xây cửa hàng
Trước khi xây mới, hai vợ chồng nên dành một khoản dự phòng tương đương 3 đến 6 tháng chi phí thiết yếu của gia đình và chi phí cố định của cửa hàng. Sau đó, mỗi tháng trích một phần lợi nhuận thực tế để dành riêng cho kế hoạch cải tạo.
Nếu chưa đủ tiền, có thể sửa chữa từng phần hoặc trì hoãn thêm vài tháng thay vì vay mượn quá sức. Một cửa hàng đẹp hơn chỉ thực sự có ý nghĩa khi không khiến gia đình thiếu vốn kinh doanh và mất khả năng xoay xở lúc khó khăn.
4. Cùng chịu trách nhiệm thay vì đổ lỗi cho nhau
Anh Nam và chị Yến đều cần thay đổi cách quản lý tiền bạc. Hai người nên dành thời gian mỗi tuần để cập nhật doanh thu, chi phí, hàng tồn và số tiền còn lại; những quyết định nhập hàng lớn hay đầu tư xây dựng phải dựa trên số liệu cụ thể.
Điều quan trọng không phải là ai tiêu nhiều hơn hay ai quyết định sai, mà là cả hai có cùng nhìn nhận thực trạng tài chính hay không. Bởi kinh doanh giỏi không chỉ là biết cách kiếm tiền, mà còn phải biết giữ tiền và bảo vệ thành quả lao động của mình.
Ngọc Thương