Chuẩn hóa chứng từ đầu vào: Bài toán mới của doanh nghiệp F&B trong môi trường quản lý bằng dữ liệu

Dữ liệu đầu ra minh bạch hơn, điểm nghẽn lại ở… đầu vào

Theo hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi muốn được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN và khấu trừ GTGT bắt buộc phải đáp ứng điều kiện có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đặc biệt, với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp còn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên trên thực tế vận hành, không ít doanh nghiệp F&B gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển: hóa đơn có, nhưng lệch số lượng thực tế với giấy tờ, hay các khoản chiết khấu chỉ được thỏa thuận bằng miệng... Những sai lệch nhỏ này trước đây có thể được xử lý nội bộ, nhưng trong môi trường quản lý bằng dữ liệu, chúng lập tức trở thành "điểm rủi ro" nghiêm trọng trên hồ sơ thuế, kéo theo áp lực tài chính và pháp lý không nhỏ cho doanh nghiệp.

Chuẩn hóa dữ liệu chứng từ - một phần của năng lực quản trị rủi ro

Bên cạnh góc độ thuế, chứng từ đầu vào còn liên quan trực tiếp đến tính hợp pháp và an toàn của nguồn hàng. Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 24/2025/NĐ-CP, việc kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc có thể đẩy doanh nghiệp vào rủi ro pháp lý và truyền thông nghiêm trọng.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác minh dữ liệu nhà cung cấp, từ thông tin pháp lý, khả năng xuất hóa đơn, cung cấp chứng từ kiểm định đến cam kết duy trì chất lượng nguồn hàng. Tiếp theo là dữ liệu giao dịch, gồm người đặt hàng, cấp phê duyệt, danh mục và giá trị đơn hàng, thời điểm giao nhận, đặc biệt là độ lệch giữa số lượng thực nhận với đơn hàng gốc. Cuối cùng, dữ liệu chứng từ, gồm hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, lịch sử thanh toán và các tài liệu liên quan cần được lưu trữ tập trung theo từng giao dịch.

Nếu thông tin nằm rời rạc trên nhiều kênh, thời gian xác minh kéo dài có thể làm tăng rủi ro vận hành, pháp lý và truyền thông. Đáng ngại hơn, bộ phận mua hàng, vận hành và kế toán dễ rơi vào tình trạng mỗi bên nắm một phần thông tin. Ngược lại, khi được chuẩn hóa ngay từ điểm phát sinh giao dịch, doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí, cắt giảm tối đa các thủ tục thủ công và chủ động trước mọi kỳ thanh kiểm tra.

Số hóa giao dịch B2B để kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào

Nắm bắt được bài toán này, các nền tảng thương mại điện tử B2B chuyên biệt cho ngành nông sản, nguyên liệu có thể đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp F&B chuẩn hóa quy trình nhập hàng từ gốc. Trong đó, Freso - sàn thương mại điện tử nông sản giá sỉ B2B do Tổng Công ty Dịch vụ số Viettel phát triển là một minh chứng điển hình cho hướng tiếp cận này.

Thay vì duy trì phương thức mua sắm truyền thống, Freso số hóa toàn bộ hành trình mua bán nguyên liệu nông sản giữa doanh nghiệp F&B và nhà cung cấp trên cùng một nền tảng quản trị tập trung. Mỗi giao dịch trên Freso được ghi nhận từ khâu gửi yêu cầu, phê duyệt, xác nhận, giao - nhận đến xuất hóa đơn.

Theo đó, Freso đảm bảo cung cấp hóa đơn cho từng đơn hàng và xuất hóa đơn điện tử qua email sau mỗi giao dịch. Đây cũng là lợi thế lớn trong bài toán quản lý thuế khi doanh nghiệp luôn có đầy đủ chứng từ đầu vào phục vụ kê khai, đối soát và hạch toán chi phí.

Freso, dù không thay thế nghĩa vụ tuân thủ của doanh nghiệp nhưng nền tảng này tạo ra một lớp dữ liệu vận hành giúp quá trình nhập hàng, đối soát, lưu trữ chứng từ và truy xuất giao dịch trở nên minh bạch và có hệ thống hơn. Đối với các nhà hàng, khách sạn, bếp ăn công nghiệp hoặc chuỗi F&B đang trên đà mở rộng, đây chính là nền tảng quan trọng để chuyển từ mô hình mua hàng thủ công, rời rạc sang mô hình giao dịch minh bạch, dễ kiểm soát và chuẩn mực trong kỷ nguyên số.

Trải nghiệm giải pháp chuẩn hóa quy trình nông sản cùng Sàn thương mại điện tử nông sản B2B - Freso tại Website: Freso.vn hoặc cập nhật các thông tin và chương trình khuyến mại mới nhất tại Fanpage Facebook Freso.

Ánh Dương